Administrative Assistant to Chief Executive Officer

Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y operativo directo al CEO, quien gestiona varias empresas y proyectos simultáneamente.
La persona será responsable de organizar prioridades, coordinar compromisos, dar seguimiento a tareas y asegurar el cumplimiento oportuno de los pendientes asignados.
Responsabilidades principalesAdministrar la agenda, reuniones, citas y compromisos del CEO.Organizar y dar seguimiento a tareas relacionadas con las diferentes empresas.Mantener actualizado el listado de pendientes, responsables y fechas de entrega.Recordar al CEO los compromisos y asuntos que requieren su atención.Coordinar reuniones con clientes, empleados, proveedores y aliados.Redactar correos, comunicaciones, informes y documentos administrativos.Recibir solicitudes, clasificarlas por prioridad y canalizarlas correctamente.Dar seguimiento a cotizaciones, facturas, pagos, compras y documentos pendientes.Solicitar información a los responsables y confirmar el cumplimiento de cada tarea.Organizar archivos físicos y digitales de forma clara y confidencial.Preparar resúmenes de reuniones y registrar los acuerdos alcanzados.Apoyar en la coordinación de visitas, viajes, actividades y eventos.Mantener una comunicación constante con las áreas administrativas y operativas.Identificar retrasos o situaciones críticas y notificarlas oportunamente.Manejar información sensible del CEO y de las empresas con absoluta discreción.Realizar otras tareas administrativas relacionadas con la posición.
Perfil requeridoExperiencia previa como asistente administrativa, asistente ejecutiva o en posiciones similares.Excelente organización y capacidad para manejar varias tareas simultáneamente.Habilidad para trabajar con diferentes empresas, equipos y prioridades.Buena redacción y comunicación verbal.Manejo de correo electrónico, calendariosCapacidad para aprender y utilizar plataformas de gestión de tareas y sistemas administrativos.Atención a los detalles y seguimiento constante.Disponibilidad para responder con rapidez ante cambios de prioridad.Capacidad para trabajar con supervisión limitada.Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Mercadeo o áreas relacionadas.
Competencias personalesHonestidad e integridad.Agilidad y sentido de urgencia.Responsabilidad y puntualidad.Discreción y confidencialidad.Organización y disciplina.Iniciativa y capacidad para resolver.Comunicación clara y profesional.Adaptabilidad.Orientación al cumplimiento.Capacidad para anticiparse a las necesidades del CEO.
Indicadores de desempeñoCumplimiento de tareas dentro de las fechas establecidas.Seguimiento oportuno de los pendientes.Organización y actualización de la agenda.Reducción de tareas atrasadas o sin respuesta.Calidad y precisión de las comunicaciones.Manejo adecuado de información confidencial.Capacidad para mantener al CEO informado sin necesidad de supervisión constante.