Asistente De Programas Y Proyectos

La persona que ocupe esta posición será responsable de asegurar que la logística, los procesos de compra y las actividades administrativas del equipo de Programas y Proyectos se realicen de manera eficiente, de conformidad con las políticas internas de ActionAid y los requerimientos de auditoría.

Principales responsabilidades
• Organización de eventos: Coordinar la logística de actividades lideradas por el equipo de programas, incluyendo procesos de formación, incumbencia y otras acciones institucionales.
• Viajes nacionales: Coordinar piloto, viáticos y honorarios para los desplazamientos del equipo de programas hacia los territorios donde ActionAid u organizaciones socias tienen presencia, así como a otros territorios vinculados con el trabajo.
• Viajes internacionales: Gestionar la compra de boletos aéreos para personal del equipo de programas y representantes de organizaciones que participen en eventos internacionales organizados por ActionAid u otras entidades.
• Atención a visitantes: Asegurar información migratoria de personas de otros países, relacionados a programas, que visiten ActionAid Guatemala.
• Base de datos logística: Mantener actualizada una base de datos de hoteles y lugares para eventos en los territorios donde ActionAid tiene presencia, procurando condiciones de seguridad.
• Control de materiales: Llevar el control de entrega de libros, playeras, gorras y otros materiales elaborados por Programas para personal de ActionAid, organizaciones socias y aliados.
• Compras de bienes y servicios: Realizar las compras requeridas por el equipo de programas en proyectos de ejecución directa, de acuerdo con la política de compras y demás políticas institucionales.
• Revisión de procesos territoriales: Revisar los procesos de compra efectuados por los equipos territoriales en programas de ejecución directa.
• Gestión de proveedores: Mantener una base de datos de proveedores de bienes y servicios para futuros procesos de compra.
• Contratos y adendas: Solicitar a proveedores la información necesaria para la elaboración de contratos o adendas, verificando su validez y cumplimiento de las políticas institucionales de y auditoría.
• Facturación y entregables: Solicitar facturas y productos conforme a los contratos de bienes o servicios prestados a ActionAid.
• Pagos y desembolsos: Gestionar solicitudes de pago a proveedores y solicitudes de desembolso para las organizaciones socias.

Requerimientos mínimos indispensables
• Formación académica: Estudios universitarios en Administración.
• Experiencia: Mínimo un año de experiencia en el desarrollo de actividades logísticas, procesos de compra y funciones administrativas.
• Compromiso institucional: Compromiso con la justicia social y la justicia de género.
• Herramientas informáticas: Manejo de Windows, Microsoft Office, Excel y correo electrónico.
• Competencias: capacidad para tomar decisiones y organizar eficientemente actividades, compras y procesos administrativos.
• Disponibilidad: disposición para viajar a los territorios donde ActionAid o sus organizaciones socias tienen presencia.