El propósito de este artículo es ofrecer una guía completa sobre asistencia virtual, abarcando sus principales funciones, tipos y perfiles de los profesionales más demandados, además de las prácticas más recomendadas para su contratación. Esta información es valiosa tanto para las empresas que buscan optimizar sus operaciones a través de la contratación de asistentes virtuales, así como para profesionales interesados en iniciar o mejorar su carrera en este campo.
A través de un enfoque detallado, pretendemos brindar una comprensión profunda de cómo la asistencia virtual puede transformar y mejorar la eficiencia operativa en el ámbito empresarial contemporáneo, pero además cómo incursionar en un campo que, según International Data Corporation (IDC), experimentará un crecimiento anual del 14% para el año 2025.
Definamos primero qué es la asistencia virtual
Nos referimos a la prestación de servicios de soporte administrativo, técnico o creativo de manera remota por un profesional que trabaja desde una ubicación distinta a la de la empresa. Según Forbes, “un asistente virtual es un contratista independiente que brinda servicios administrativos a clientes mientras opera fuera de las instalaciones de la empresa”. Abarcan desde un asistente virtual remoto que maneja tareas específicas hasta una asesora virtual que brinda apoyo estratégico en diversas áreas.
Tipos de asistencia virtual y ejemplos
Hay varias formas en que un asistente virtual opera y se adapte a las distintas necesidades y especializaciones de este mercado laboral. Aquí te presentamos algunos de los más comunes:
- Asistencia administrativa: Tareas administrativas como el manejo de correos electrónicos, la programación de citas y la organización de documentos.
- Asistente en redes sociales: Administra y crea contenido para plataformas de redes sociales. Ejemplo: programar publicaciones, comentarios en perfiles, análisis de datos.
- Asistente técnico: Soporte en cuestiones técnicas como el manejo de sistemas informáticos y la ayuda con problemas de software.
- Asistencia de marketing: Apoyo en la planificación y la ejecución de estrategias de marketing de pequeñas o grandes empresas.
- De tipo financiero: Tareas de contabilidad, financieras y administrativas. Ejemplos: ver firmas, procesar facturas, llevar libros contables.
- Asistencia personal: Soporte diario en tareas cotidianas, organizaciones de viajes, planificación diaria. Ejemplos: programar vuelos, preparar eventos, organizar citas.
- Asistencia de ventas: Soporte y apoyo a cualquier proceso de ventas, tanto en el cliente como en sus procesos. Ejemplo de tareas: rastrear clientes o gestionar pedidos.
- Asistente en proyectos: Asiste un proyecto específico, y coopera con la coordinación de un proyecto.
Existen muchas formas en el quehacer de un asistente virtual funcional y dependerá de las necesidades específicas de cualquier negocio o individuo, para determinar su tipo.
Diferencias con otros tipos de asistencia
A diferencia de los asistentes tradicionales que trabajan en las instalaciones del empleador, los asistentes virtuales operan desde ubicaciones remotas, y ofrecen a los empleadores una mayor flexibilidad y reducción de costos operativos.
Para Harvard Business Review, “las empresas que adoptan asistentes virtuales pueden ahorrar hasta un 78% en costos de operación en comparación con la contratación de empleados a tiempo completo en una oficina”.
Principales beneficios de la asistencia virtual
En realidad, no es difícil entender por qué la asistencia virtual ha ganado popularidad en los últimos años. Se trata de un modelo de trabajo que optimiza recursos y ofrece una serie de beneficios que pueden transformar la manera en que las empresas operan. Sea porque representas una empresa o porque están dentro del campo, aquí detallemos algunos de los principales beneficios de esta espacialidad de trabajo:
Ahorro de costos operativos
Si no es el principal beneficio, al menos es uno de los más importantes. El ahorro de costos apunta a la reducción de pagos por concepto de servicios, alquileres, y beneficios laborales. El informe de Forbes ya citado, nos dice que “las empresas pueden reducir sus gastos operativos al no tener que proporcionar un espacio físico y otros beneficios a un empleado a tiempo completo”. El efecto: permite a las empresas reinvertir esos recursos en áreas más críticas.
Flexibilidad y escalabilidad financiera
Como señala Business News Daily, “los asistentes virtuales hacen que las empresas se adapten rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado, y aumenten o disminuyan su personal según sea necesario”. Significa que las empresas pueden escalar sus operaciones sin las complicaciones asociadas con la contratación tradicional.
Acceso a un amplio talento global
Contar con un asistente virtual también brinda acceso a un talento diverso y global. La globalización ha hecho posible que las empresas encuentren y contraten a los mejores talentos sin importar su ubicación geográfica. La principal ventaja de esto es que enriquece la calidad del trabajo y aporta diferentes perspectivas y habilidades.
Mejora de la productividad
Sin duda, un asistente online puede contribuir significativamente a la mejora de la productividad de cualquier organización. McKinsey indica que “los líderes que utilizan asistentes virtuales aumentan su productividad en un 20% al liberar tiempo para enfocarse en tareas estratégicas”.
Funciones principales de un asistente virtual
Los asistentes virtuales u online son mucho más que simples modalidades de trabajo para ahorrar costes. Deben verse, por el contrario, como verdaderos solucionadores de problemas y gestores multitarea. Si alguna vez te has preguntado qué puede hacer un asistente virtual por ti, aquí te contamos las principales funciones que desempeñan:
1. Gestión de agendas y correos electrónicos: puede encargarse de organizar calendarios, recordar reuniones importantes y responder a correos electrónicos.
2. Soporte al cliente: responden preguntas frecuentes, resuelven dudas o canalizan problemas más complejos, manteniendo siempre una comunicación profesional y eficiente.
3. Tareas administrativas: desde la creación de documentos hasta la gestión de bases de datos, los asistentes virtuales están capacitados para facilitar esas tareas administrativas que consumen tiempo y energía.
4. Gestión de redes sociales: programa publicaciones, responde mensajes y ayuda a interactuar con la audiencia.
5. Contabilidad básica: registran gastos, emiten facturas o preparan informes financieros básicos.
6. Investigación y análisis de datos: investiga tendencias, recopila datos y presenta análisis claros y útiles.
7. Manejo de proyectos: coordina equipos, gestiona plazos de entrega, ayudan a mantener los proyectos en marcha y bajo control.
8. Compras y adquisiciones: se puede encargar de comparar opciones y gestionar compras, ahorrando tiempo y dinero a la empresa.
9. Soporte técnico: configura herramientas digitales, resuelve problemas técnicos básicos, y garantizan un respaldo tecnológico confiable.
¿Qué perfiles de asistentes virtuales son los más buscados?
La asistencia virtual abarca una amplia variedad de perfiles, cada uno con habilidades y competencias específicas que los hacen aptos para diferentes tipos de tareas y responsabilidades. Veamos algunos de los perfiles más comunes y sus principales funciones.
Asistente virtual administrativo
Habilidades y competencias
- Organización y gestión del tiempo.
- Comunicación efectiva.
- Manejo de herramientas ofimáticas.
- Atención al detalle.
Funciones específicas
- Gestión de agendas y correos electrónicos.
- Elaboración de documentos y presentaciones.
- Coordinación de reuniones y eventos.
- Tareas de contabilidad básica y gestión de bases de datos.
Asistente virtual de marketing digital
Habilidades y competencias
- Conocimiento de estrategias de marketing digital.
- Manejo de herramientas de análisis y SEO.
- Creatividad y habilidades de diseño gráfico.
- Gestión de redes sociales.
Funciones específicas
- Desarrollo y ejecución de campañas de marketing digital.
- Creación y gestión de contenido para redes sociales.
- Análisis de métricas y generación de informes.
- Optimización de sitios web para motores de búsqueda (SEO).
Asistente virtual de atención al cliente
Habilidades y competencias
- Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.
- Empatía y paciencia.
- Conocimiento de software de atención al cliente.
- Capacidad para manejar múltiples consultas simultáneamente.
Funciones específicas
- Responder a consultas de clientes a través de correo electrónico, chat y teléfono.
- Gestión de quejas y resolución de problemas.
- Seguimiento de pedidos y servicios.
- Proporcionar información sobre productos y servicios.
Asistente virtual para gestión de proyectos
Habilidades y competencias
- Gestión de proyectos y habilidades de planificación.
- Capacidad de liderazgo y toma de decisiones.
- Conocimiento de herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana.
- Habilidades de comunicación y coordinación.
Funciones específicas
- Planificación y supervisión de proyectos.
- Coordinación de equipos y recursos.
- Seguimiento del progreso y cumplimiento de plazos.
- Elaboración de informes de estado y resultados.
Dónde conseguir asistentes virtuales y por qué usar CazVid
CazVid ofrece una solución innovadora para simplificar el proceso de captación, selección y contactos entre candidatos y empleadores, mediante el uso de tecnologías avanzadas y recursos multimedia que mejoran la eficiencia y la calidad de la contratación. Veamos las principales razones por las cuales CazVid es una excelente opción para buscar asistentes virtuales.
Lee aquí: ¿Qué es CazVid y cuál es su método para seleccionar y contratar talento humano?
Uso de video currículums
CazVid se destaca por ser la bolsa de empleo basada en videos curriculares más grande del mundo. Esto permite a los candidatos presentar sus habilidades y experiencia de un modo que currículum escrito no puede hacerse: escuchas, ves, observas, intuyes, la actitud y personalidad del postulante mucho antes de la entrevista personal. Según un estudio de The Guardian, “los video currículums aumentan las posibilidades de contratación en un 70%, dado que permiten a los empleadores evaluar mejor las habilidades de comunicación y la personalidad de los candidatos”. El formato ayuda a los empleadores a obtener una visión más completa de cada aspirante, facilitando una selección más acertada.
Evaluación con varios recursos
La plataforma de CazVid no solo permite la presentación de video currículums, sino que también ofrece otros recursos adicionales para evaluar a los candidatos. Esto incluye carta de presentación, curriculum tradicional, contacto directo con los candidatos o empleadores, portafolios. El uso de recursos multimedia en el proceso de contratación mejora la precisión de la evaluación de candidatos hasta en un 60%. Hablamos de una metodología que asegura una evaluación más integral y precisa de las capacidades de los asistentes virtuales.
Sistema ATS rápido, eficaz y sencillo de usar
CazVid incorpora un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) que es rápido, eficaz y fácil de usar. Con este sistema los empleadores gestionan todo el proceso de contratación desde una sola plataforma, desde la publicación de ofertas hasta la selección final. No es un secreto: los sistemas ATS reducen el tiempo de contratación en un 50% al automatizar tareas administrativas y mejorar la organización del proceso. Además, CazVid cuenta con la función Quick Apply, la cual ofrece a los candidatos postularse directamente desde un enlace, y a los empleadores permite recibir toda la información en un solo canal, evitando dispersiones o procesos complejos.
Variado pool de talento
CazVid facilita a las empresas encontrar asistentes virtuales con una amplia gama de habilidades y experiencias. La diversidad en la oferta de candidatos aumenta las probabilidades de encontrar el asistente virtual que mejor se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa. Las empresas que incorporan diversidad en sus equipos tienen un 35% más de probabilidades de superar a sus competidores en términos de rendimiento financiero.
Consejos para trabajar con un asistente virtual
Trabajar con un asistente virtual puede ser extremadamente beneficioso, pero también requiere de ciertas prácticas para asegurar una colaboración eficiente y productiva:
Establecer una buena comunicación
La comunicación efectiva mejora la productividad y la satisfacción laboral en un 25%. Utiliza canales de comunicación como correo electrónico, chat y videollamadas para mantener a tu asistente virtual informado y alineado con tus expectativas.
Utilizar herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración son fundamentales para gestionar proyectos y tareas de manera eficiente. Plataformas como Trello, Asana y Slack permiten una organización clara de tareas y una comunicación fluida. Recuerda que el uso de herramientas digitales de colaboración puede aumentar la productividad en hasta un 20%, si su gestión es la adecuada.
Proveer feedback constante
El feedback regular ayuda a los asistentes virtuales a mejorar y a alinearse con las expectativas del empleador. Según Gallup, “los empleados que reciben feedback regular tienen un desempeño superior en comparación con aquellos que no lo reciben”. Asegúrate de proporcionar tanto comentarios constructivos como elogios para mantener a tu asistente motivado y enfocado.
Fomentar una relación de confianza
La confianza es la base de cualquier relación laboral exitosa. La confianza en el lugar de trabajo está vinculada a una mayor innovación y satisfacción laboral. Mantén una comunicación abierta, sé transparente sobre tus expectativas y apoya a tu asistente virtual en su desarrollo profesional para construir una relación sólida y de confianza.
Para los trabajadores, la posibilidad de trabajar de manera remota como asistentes virtuales proporciona un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Conduce a una mayor satisfacción y bienestar general, lo que a su vez puede mejorar el rendimiento y las tasas de retención laboral.
Por estas razones, la asistencia virtual redefine la manera en que trabajamos, y crea entornos laborales más eficientes, flexibles y accesibles tanto para empleados como para empleadores. Tal vez te interese leer también: KPIs de recursos humanos, qué son y cómo obtenerlos
