Carolina - Especialista en Gestión Documental con experiencia en instituciones públicas y medios de comunicación

Dominio en implementación, actualización y gestión de procesos documentales y normativas archivísticas.

Conocimiento profundo de leyes y regulaciones relacionadas con la gestión y archivo de documentos.

Capacidad para organizar, digitalizar y mantener archivos eficientes en entornos institucionales.

Habilidad para brindar soporte efectivo a usuarios internos y externos en procesos administrativos.

Capacidad para supervisar y coordinar actividades relacionadas con la gestión documental y pagos.

Apoyé la implementación de lineamientos institucionales de gestión documental, contribuyendo al fortalecimiento de las buenas prácticas archivísticas y al cumplimiento de la normativa vigente.. Apoyé la supervisión y seguimiento de los contratos relacionados con la gestión documental, verificando el cumplimiento de objetivos, cronogramas y estándares de calidad establecidos.. Acompañé la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), contribuyendo a la organización y adecuada disposición de la documentación institucional.. Verifiqué el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, garantizando la correcta ejecución de los procesos archivísticos por parte de las unidades productoras.. Realicé seguimiento a los indicadores del proceso de gestión documental, facilitando la evaluación del desempeño y la mejora continua de las estrategias implementadas.. Apoyé la supervisión de las actividades archivísticas, verificando la correcta aplicación de los procedimientos establecidos.. Contribuí a la optimización y actualización de formatos y documentos del proceso de gestión documental, promoviendo la estandarización y simplificación de los procedimientos internos.. Participé en mesas de trabajo sobre gestión de activos de información, apoyando el fortalecimiento de políticas relacionadas con la seguridad, acceso y privacidad de la información institucional.

Apoyé la implementación y fortalecimiento de los lineamientos institucionales de Gestión Documental, garantizando el cumplimiento de la normativa archivística vigente.. Acompañé la actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), contribuyendo a la organización, clasificación y disposición adecuada de la documentación institucional.. Realicé seguimiento a los archivos físicos y electrónicos producidos por la entidad, verificando la correcta aplicación de las TRD y los lineamientos establecidos para la gestión de documentos.. Validé la ejecución de procesos archivísticos como ordenación, foliación, rotulación y diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID).. Apoyé la supervisión y seguimiento de contratos asociados a servicios de archivo y gestión documental, verificando el cumplimiento de cronogramas, objetivos y estándares de calidad.. Realicé seguimiento a indicadores del proceso de gestión documental, facilitando la evaluación y mejora continua de los servicios ofrecidos por el área.. Atendí y gestioné solicitudes a través del aplicativo de mesa de servicios IT HelpCenter, realizando seguimiento, solución y cierre de casos relacionados con los servicios de gestión documental.. Apoyé la socialización de lineamientos y buenas prácticas archivísticas al interior de la entidad, promoviendo el adecuado manejo de la documentación institucional.. Verifiqué el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, realizando seguimiento y control de calidad a los procesos archivísticos desarrollados por las unidades productoras.. Participé en mesas de trabajo sobre gestión de activos de información, contribuyendo al fortalecimiento de políticas relacionadas con la seguridad, acceso y privacidad de la información.. Contribuí a la optimización y actualización de formatos y documentos del proceso de gestión documental, favoreciendo la estandarización y mejora de los procedimientos internos.

Implementación de políticas y procedimientos de gestión documental.. Actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD).. Coordinación y validación de documentos en procesos de transferencias documentales.. Supervisión de actividades del personal auxiliar y apoyo en la planeación documental.. Organización de archivos centrales: ordenación, reubicación, limpieza y cambio de unidades de conservación de expedientes.. Gestión de bases de datos y registros documentales.. Coordinación del traslado de cajas y documentación.. Atención a solicitudes de usuarios internos mediante mesa de servicios.. Participación en la socialización de lineamientos y buenas prácticas, promoviendo estandarización, correcta disposición de la información y cumplimiento de estándares de calidad y cronogramas institucionales.

Realicé el acompañamiento y seguimiento a la organización de los archivos de gestión de las dependencias de RTVC y en el sistema de gestión documental ORFEO.. Apoyé actividades de radicación y digitalización de comunicaciones oficiales y memorandos entre dependencias, asegurando el correcto registro y archivo de la información.. Gestioné el seguimiento a solicitudes realizadas mediante la mesa de servicios, verificando la atención oportuna y el cumplimiento de estándares de calidad.. Realicé control de calidad de la organización de archivos y supervisé el correcto uso de los formatos establecidos.. Brindé capacitaciones en archivo y procesos de gestión documental a los equipos de trabajo, fortaleciendo la cultura organizacional en gestión documental.. Elaboré el diagnóstico integral de archivo, identificando oportunidades de mejora en los procesos de gestión documental.. Generé el indicador de gestión de servicios de gestión documental, permitiendo el seguimiento y la evaluación del desempeño del área.

Efectué la transferencia documental de acuerdo con el cronograma establecido y conforme a lo estipulado en la Ley 594 de 2000 y el procedimiento del archivo de la entidad.. Realicé el préstamo de documentación transferida al archivo y di seguimiento a su devolución, asegurando control y trazabilidad de la información.. Ejecuté cambios en las unidades de conservación de los expedientes cuando fue requerido, garantizando la correcta preservación de los documentos.. Realicé limpieza de expedientes bajo custodia del archivo central, incluyendo retiro de material abrasivo y reemplazo de papel químico por fotocopias en papel bond.. Apoyé a las dependencias de la entidad en el desarrollo y traslado de información correspondiente a las transferencias documentales.. Actualicé la base de datos de transferencias documentales según el cronograma planteado, asegurando el registro y control de la información.

Brindé servicio al cliente interno y externo, incluyendo atención telefónica y orientación sobre procesos del área.. Realicé la expedición de certificaciones laborales y apoyé en la elaboración de documentos relacionados con pagos del personal de producción y contratistas.. Ejercí supervisiones mensuales para verificar el cumplimiento de pagos al personal de producción.. Apoyé la organización y custodia del archivo del área, asegurando la preservación y acceso adecuado a la información.. Contribuí a la salvaguarda de la información de la coordinación de producción, garantizando integridad y control de los documentos.