Erika - Auxiliar Administrativa y Contable con amplia experiencia en gestión y soporte documental

Aplica conocimientos en manejo de sistemas electrónicos de contabilidad y en procesos administrativos de documentación y facturación.

Proporciona soporte y atención en trámites y solicitudes de usuarios internos y externos, siguiendo procedimientos establecidos.

Utiliza sistemas como SIIGO, Excel, SAP, y Topaz para registrar, reportar y administrar información.

Custodia, archivo y transferencia de documentos físicos y digitales, garantizando la seguridad y accesibilidad de la información.

Realiza seguimiento a informes, conciliaciones y cumple con los controles internos y mejoras del área.

Recepción y envió de correspondencia, Registrar y elaborar facturas, y documentos soporte en el sistema contable SIIGO, Custodiar el archivo físico de la oficina, Registro de pagos y gastos, Elaborar informes en Excel

Registrar y elaborar facturas, y documentos soporte en el sistema contable SIIGO, Custodiar el archivo físico de la oficina, Registro de pagos y gastos, Elaborar informes en Excel, Conciliaciones bancarias, Conciliaciones de cuentas por cobrar y por pagar

Orientar a los usuarios en el trámite y gestión de sus solicitudes, de conformidad con los procedimientos de la Empresa., Manejo del software de automatización y modelado de procesos Bizagi., Seguir las metodologías, estándares, procedimientos y mecanismos definidos por las Empresa, aplicables al servicio al ciudadano., Expedir certificados de historia laboral y pensional, extractos de historia laboral y pensional, bonos y cuotas partes pensiónales., Realizar la recepción, registro y actualización permanente de información de semanas cotizadas, ingreso base de cotización, datos generales y novedades de los afiliados y beneficiarios., Recibir, orientar, radicar, clasificar, direccionar y solucionar adecuada y oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos., Efectuar la gestión de la historia laboral y pensional, los registros de sus beneficiarios, adelantar los registros de novedades, analizar la consistencia de información y hacer el manejo, la conservación y la custodia documental., Tramitar el traslado de los afiliados al régimen de prima media con prestación definida del orden nacional y de los afiliados de otros regímenes que quieran acceder a este último., Enviar oportunamente los extractos de historia laboral y pensional a los afiliados., Adoptar las políticas institucionales sobre gestión documental en el manejo de la correspondencia de los usuarios de la Empresa., Adelantar el trámite pertinente al interior de la institución, para lograr una respuesta eficiente al cliente., Aplicar los mecanismos de comunicación con el cliente externo para comunicarle la respuesta y despejar su inquietud., Realizar el seguimiento que permita verificar que la respuesta sea clara, oportuna y completa., Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes, en coordinación con las demás dependencias de la entidad., Elaborar y presentar oportunamente los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados por las autoridades competentes, los organismos de control y las demás dependencias de la entidad., Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.

Alistamiento de documentos para radicación de procesos jurídicos., Realizar informes mensuales., Envío masivo de correos a las diferentes oficinas a nivel nacional., Solicitud y custodia masiva de pagarés., Compra masiva de CTL., Envió de correspondencia y solicitud de documentos., Envió de pagarés a las diferentes entidades financieras para el levantamiento de endoso.

Asesorar, brindar y actualizar la información requerida a clientes o usuarios del portafolio de productos y servicios financieros (Microcréditos – Micro seguros) ofrecidos por la Organización., Manejo del sistema Core Topaz., Ingresar las solicitudes de los créditos que lleguen a la oficina en el sistema operativo, asegurando la firma en el formato de solicitud., Asegurar el desembolso de los créditos de los clientes y las garantías de respaldo según las condiciones establecidas por la Organización., Asegurar la correcta administración de los títulos valor en custodia de la oficina., Radicación de solicitudes de crédito, radicación de reclamaciones de pólizas (Campo seguro, Cobertura daños, Cobertura Vida, Cobertura exequias)., Recepcionar y registrar en los tiempos establecidos las PQR que presentan los clientes en las oficinas a través del sistema de administración de PQR., Asegurar la correcta administración de los formatos de pólizas en custodia de la oficina., Administrar la caja menor y la legalización de los gastos causados por la misma en el sistema contable SAP., Asegurar la disponibilidad y controlar la distribución de la papelería necesaria para la oficina según la periodicidad establecida., Administrar, custodiar el archivo físico de la oficina y realizar la transferencia documental de acuerdo a la periodicidad establecida, así como realizar la logística de recepción y transferencia de correspondencia., Custodiar y administrar las llaves de la oficina cumpliendo con los protocolos establecidos de apertura y cierre., Elaboración diaria de informes de mora y cierre de fin de mes., Registrar incapacidades y ausentismos en el sistema.

Consolidación de información del área para la preparación de informes, Seguimiento e implementación de planes de mejora producto de las auditorías, Manejo de correspondencia interna, Actualización de información mensual del área, Análisis de casos de suplantación de identidad, Apoyo a la solicitud de información a otras áreas y en general apoyo a la Dirección de Auditoria.

Soporte y apoyo funcional del sistema Topaz, Solución de Incidencias por medio de ticket, Habilitación de pagarés por medio de ticket, Mantenimiento claves y usuarios de cajeros, asesores y directores de oficina y regionales., Servicio al cliente interno

Escanear y enviar documentación de forma digital a las diferentes áreas de la empresa., Registrar y custodiar recibos de caja menor., Atención y servicio al cliente interno., Solicitud y administración de papelería.

Solicitud de documentación a los diferentes puntos de distribución a nivel nacional., Conciliaciones bancarias., Elaborar informes diarios y mensuales., Envió y recepción de correspondencia.

Realizar informes diarios y cierre de fin de mes., Digitalización y envío de movimiento de los cajeros., Manejo y custodia de la caja rápida de la oficina., Atención al cliente telefónicamente., Realizar la devolución y confirmación de cheques.

Recepción y envió de correspondencia, Registrar las facturas en el sistema contable, Custodiar el archivo físico de la oficina

Verificación y revisión de cuentas., Atención al cliente., Seguimiento y control de pagos y/o cuenta convenios., Elaboración de informes de convenios., Manejo del software XEO módulo de convenios., Reproducción de informes de convenios., Conciliaciones., Revisión de convenios., Control de archivo.