Asistente administrativo bilingüe en Oakland, California

Una empresa de paisajismo con más de 50 años de trayectoria en el Área de la Bahía busca un/a asistente administrativo/a bilingüe para trabajar presencialmente en Oakland, California. La persona seleccionada apoyará las operaciones diarias de la oficina y colaborará con el equipo para contribuir al buen funcionamiento de la empresa.

Responsabilidades

• Redactar correspondencia y otros documentos formales.
• Coordinar citas y programar proyectos.
• Actualizar, imprimir y escanear los libros de rutas de los equipos de mantenimiento.
• Realizar recuentos diarios de productos químicos y preparar informes mensuales de uso para los condados correspondientes.
• Actualizar diariamente el registro maestro de órdenes de compra (Master PO).
• Organizar y depurar archivadores, además de actualizar y archivar recorridos de inspección, contratos y otros documentos.
• Apoyar la compra de materiales, equipos y suministros para la oficina, el personal y la cocina.
• Recibir y atender a visitantes, y responder llamadas telefónicas entrantes.
• Apoyar al gerente de oficina en las operaciones administrativas.
• Instalar aplicaciones y actualizar iPads; enseñar a los equipos a registrar y verificar su asistencia mediante aplicaciones.
• Realizar visitas a los sitios cuando falten registros de asistencia en la aplicación.
• Organizar reuniones y actividades para el personal.
• Imprimir y publicar el horario semanal y sus cambios.
• Traducir documentos, avisos y comunicaciones para los equipos.
• Procesar pagos de clientes mediante la aplicación Square.
• Al finalizar la jornada, cerrar persianas y ventanas, apagar las luces, cerrar la oficina y activar las alarmas.

Requisitos

• Experiencia previa en administración de oficina o en un campo relacionado.
• Dominio bilingüe de español e inglés; requisito indispensable.
• Capacidad para organizar prioridades y manejar varias tareas a la vez.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Gran atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.

Ubicación y modalidad

Puesto de tiempo completo y presencial en Oakland, California, Estados Unidos. No es elegible para trabajo remoto. El anuncio no especifica el salario.