Asistente Administrativo(a) para el Manejo de los Fondos de Emergencia FEMA

FACTORES CRÍTICOS:Velar en conjunto con su supervisor(a) inmediato(a) por el cumplimiento administrativo de los procesos relacionados para el Manejo de los Fondos de Asistencia Pública (PA) de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencia (FEMA por sus siglas en inglés).
RESUMEN DE LAS FUNCIONES:Colaborar administrativamente para cumplir políticas, reglamentos y regulaciones tanto de FEMA como de Dewey University en el procesamiento de dichos fondos. Esta colaboración incluye, pero no se limita a: realizar y recibir llamadas telefónicas, correos electrónicos, y organizar y procesar tanto la correspondencia entrante como la saliente; coordinar y calendarizar reuniones, y llevar las minutas de las reuniones; redacción o transcripción de documentos relacionados; preparación y organización del material requerido para someter las solicitudes o reclamaciones de cada centro relacionadas a fondos FEMA entre otras tareas.Colaborar con el Grant Manager en los trámites de compras, desembolsos de FEMA y en la entrada de datos al Grants Portal y DRS Portal.Asistir en el procesamiento de RFP (Request for Proposals), RFI (Request for Information), tramitación de cotizaciones con suplidores/contratistas y publicación de subastas para compras y/o servicios. Mantener los expedientes y/o carpetas de documentos oficiales, organizadas y actualizadas para su fácil uso y referencia tanto físico como digital.Coordinación de las actividades y visitas de los representantes de FEMA y contratitas.Colaborar en la preparación y organización de los datos e información para estadísticas y otros informes institucionales requeridos, incluyendo los trimestrales. Mantener un registro de las fechas de vencimiento de cada una de las solicitudes o reclamaciones relacionadas con los fondos FEMA y de su estatus e informar con anticipación al (a la) Grant Manager.Cualquier otra tarea que le sea asignada propia de su área de trabajo.
REQUISITOS MÍNIMOS:Preparación Académica, Licencias, Certificaciones y Membresías:Grado Asociado en Sistemas de Oficina, Tecnologías de la Información, Gerencia, Administración de Empresas, Contabiidad o su equivalente. Preferiblemente pero no necesario, experiencia con plataformas de manejo de ayudas de asistencia pública (PA) y Grants Portal, podrían ser consideradas.Experiencia:Seis (6) meses de experiencia en funciones similares, incluyendo trámites de compras.Conocimientos, Habilidades y Destrezas:Orientado al logro de resultados y metas específicas (individuales y colectivas).Completamente Bilingüe, teniendo excelentes destrezas de comunicación, verbal y escrita; en español e inglés. Conocimiento de las aplicaciones mecanizadas aplicables a la empresa tales como: Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y Gsuite (google mail, calendar, doc, sheets, forms, maps, photo, etc.).Habilidad para relacionarse efectivamente con diferentes niveles administrativos, ejecutivos y estudiantes; agencias públicas y empresas privadas.Habilidad e iniciativa para trabajar con información confidencial de la institución, personal y estudiantes.Disposición para asumir responsabilidades.