Asistente comercial

La Asistente Comercial del Departamento Comercial brinda apoyo integral a la Gerencia Comercial: gestiona el CRM, da seguimiento a oportunidades comerciales y coordina procesos internos. El rol incluye también un componente de experiencia del paciente, recibir al paciente, coordinar su logística y acompañar su estadía en en la clínica.
RESPONSABILIDADES
1. Soporte Administrativo y Comercial (función principal)
• Brindar apoyo administrativo y operativo a la Gerencia Comercial en las actividades diarias del área.• Gestionar y mantener actualizado el CRM (Zoho), asegurando calidad, precisión y registro en tiempo real de lainformación de pacientes y prospectos.• Elaborar y actualizar documentos, reportes comerciales y material de apoyo para la Gerencia Comercial.• Coordinar y dar seguimiento a solicitudes internas, asegurando comunicación efectiva entre las áreas involucradas.• Apoyar al equipo comercial en tareas administrativas y de seguimiento que contribuyan al cumplimiento de losobjetivos del área.• Gestionar múltiples tareas de forma simultánea, estableciendo prioridades y cumpliendo tiempos y compromisos.• Contacto y seguimiento con proveedores vinculados a la operación del centro.• Organizar la agenda de tratamientos junto al departamento médico y mantener actualizada la matriz de espacios delcentro.
2. Experiencia del Paciente
• Recibir a pacientes y acompañantes con calidez y profesionalismo; orientarlos sobre instalaciones, horario y equipo.• Enviar mensajes pre-llegada con logística, qué traer y cómo prepararse; confirmar viaje, horarios y alojamiento.• Coordinar traslados, transporte terrestre, movilidad en destino y solicitudes VIP de alojamiento.• Preparar y entregar el paquete de bienvenida personalizado de cada paciente.• Supervisar la agenda diaria del paciente y atender las necesidades de los acompañantes.• Conocer la historia y preferencias de pacientes recurrentes para personalizar su experiencia y favorecer referenciasorgánicas.
3. Cierre y Traspaso
• Generar resúmenes al final de cada estadía y coordinar el traspaso de información al Care Consultant.• Mantener confidencialidad absoluta de la información de pacientes y de la empresa en todo momento.
PERFIL DE LA CANDIDATA
Formación y experiencia
• Profesional o tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo, Negocios Internacionales, Hotelería y Turismoo carreras afines.• Mínimo dos (2) años de experiencia en cargos administrativos, comerciales, servicio al cliente o apoyo a gerencias.• Experiencia en hospitalidad, turismo médico o atención a pacientes/huéspedes con altos estándares de servicio esuna ventaja significativa dada la doble función del rol.
Competencias clave
• Dominio de CRM: documentación, precisión y en tiempo real.• Inglés nivel B1 como mínimo (requerido): interacción diaria con pacientes de EE. UU. y Canadá; se valora nivelavanzado.• Disciplina organizativa: gestiona simultáneamente tareas de backoffice y atención directa al paciente.• Instinto de hospitalidad: anticipa necesidades y ofrece servicio premium sin que se lo pidan.• Discreción y manejo confidencial de la información.• Excelente redacción, ortografía y comunicación verbal y escrita en ambos idiomas.• Dominio intermedio-avanzado de Microsoft Office.
INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
• Completitud y exactitud del CRM (registros e interacciones en tiempo real).• Puntualidad y calidad de los reportes comerciales.• Satisfacción del paciente en llegada y durante la estadía.• Tasa de completitud de comunicación pre-llegada y documentación.• Calidad de ejecución logística (transporte, alojamiento, agenda).• Tasa de retención y referencias de pacientes recurrentes.
Modalidad de trabajo
• Presencial, tiempo completo en OmniStem Punta Cana.• Lunes a viernes con medio día los sábados (5.5 días por semana). El horario puede evolucionar con la expansión operativa de la clínica.• Herramientas provistas: computadora de trabajo, Zoho CRM, plataformas de comunicación y materiales decapacitación.