Asistente Ejecutivo

Asistente EjecutivaSilao, GuanajuatoPresencial lunes a viernes de 9 am a 6 pm.
Objetivo del puesto: Brindar soporte ejecutivo, administrativo y de coordinación a la Dirección General, facilitando la organización de la agenda, el seguimiento de acuerdos, la preparación de reuniones y la comunicación con líderes, clientes, aliados e instituciones.
Responsabilidades principalesAdministrar y actualizar la agenda de la Dirección General.Coordinar reuniones internas y externas, sesiones con clientes, aliados, instituciones y líderes de área.Identificar cruces, prioridades, tiempos de traslado y espacios necesarios para preparación.Confirmar reuniones, participantes, modalidad, ubicación y materiales requeridos.Anticipar cambios y reorganizar la agenda procurando proteger los espacios estratégicos de la CEO.Enviar recordatorios oportunos sobre compromisos, vencimientos y reuniones relevantes.Preparar la información necesaria antes de cada reunión.Solicitar a las áreas presentaciones, indicadores, avances, propuestas o documentos pendientes.Integrar agendas ejecutivas y puntos a tratar.Elaborar minutas claras con acuerdos, responsables y fechas de cumplimiento.Dar seguimiento a los compromisos asumidos por los líderes y escalar oportunamente retrasos o bloqueos.Mantener actualizado un tablero ejecutivo de acuerdos y asuntos pendientes.Servir como enlace entre Dirección General y las áreas Comercial, Operaciones, Centro de Servicios Compartidos, Marketing, Tecnología y demás unidades de negocio.Solicitar y concentrar reportes de avance para facilitar la toma de decisiones.Dar seguimiento a iniciativas estratégicas, proyectos prioritarios y acuerdos de Dirección General.Organizar sesiones de revisión con los responsables correspondientes.Cuidar que las solicitudes dirigidas a la CEO lleguen con contexto, objetivo, antecedentes y propuesta de decisión.Evitar que la agenda de Dirección General se concentre en asuntos que puedan resolverse directamente por los líderes responsables.Redactar y revisar correos, comunicados, invitaciones, oficios, cartas y mensajes ejecutivos.Apoyar en la preparación de presentaciones, discursos, agendas y materiales para reuniones.Mantener comunicación profesional con clientes, socios, proveedores, universidades, organismos e instituciones.Dar atención inicial a solicitudes dirigidas a Dirección General y canalizarlas correctamente.Cuidar el tono, la ortografía, la imagen institucional y la confidencialidad de las comunicaciones.Administrar documentos ejecutivos, presentaciones, minutas, acuerdos y expedientes estratégicos.Mantener una estructura ordenada y actualizada de archivos físicos y digitales.Controlar versiones y respaldos de documentos.Dar seguimiento a firmas, autorizaciones, convenios, cartas y documentación institucional.Resguardar información corporativa, financiera, comercial, jurídica y personal de carácter confidencial.Organizar vuelos, hospedaje, traslados, reservaciones y agendas de viaje.Preparar itinerarios completos y carpetas con información relevante.Coordinar la participación de la CEO en eventos, reuniones, conferencias y encuentros institucionales.Verificar registros, accesos, materiales, horarios y requerimientos de participación.Dar seguimiento a comprobaciones y documentación relacionada con los viajes, en coordinación con Administración.Dar seguimiento administrativo a iniciativas de Dirección General.Integrar información ejecutiva sobre avances, riesgos, decisiones y pendientes.Apoyar en la preparación de reuniones de seguimiento con directores y coordinadores.Registrar decisiones y asegurar su comunicación a las personas involucradas.Identificar compromisos vencidos, información incompleta o asuntos que requieren intervención de la CEO.Apoyar en actividades relacionadas con gobierno corporativo, alianzas estratégicas y representación institucional.
Actividades cotidianas esperadasRevisar diariamente la agenda y prioridades de Dirección General.Preparar una síntesis de reuniones, compromisos y pendientes del día.Confirmar participantes y materiales.Registrar acuerdos inmediatamente después de cada reunión.Actualizar el tablero de seguimiento.Solicitar avances a responsables.Organizar documentación para firma o revisión.Atender comunicaciones y canalizar asuntos.Preparar la agenda y documentación del día siguiente.
Perfil académicoLicenciatura concluida o en proceso de titulación en alguna de las siguientes áreas:Administración de Empresas.Gestión Empresarial.Relaciones Internacionales.Comunicación.Mercadotecnia.Derecho.Contabilidad.Negocios o carrera afín.
Experiencia requerida2 años como asistente ejecutiva, asistente de dirección, coordinadora administrativa o posición similar.Experiencia trabajando directamente con directores, socios, propietarios o alta dirección.Manejo de agendas ejecutivas complejas.Elaboración de minutas y seguimiento de acuerdos.Coordinación de reuniones, viajes y eventos.Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos.Manejo de información sensible y confidencial.Comunicación con clientes, proveedores, aliados o instituciones.Conocimientos técnicosMicrosoft Outlook, Teams, Word, Excel y PowerPoint.Administración de calendarios y reuniones.Elaboración de presentaciones ejecutivas.Redacción empresarial y ortografía.Control documental y organización de archivos digitales.Seguimiento de tareas, responsables y fechas.Uso de herramientas de colaboración y gestión de actividades.Inglés intermedio deseable, especialmente para correos, reuniones y documentación.Características personales esperadasBuscamos una persona confiable, organizada, proactiva y con alto nivel de discreción. Debe tener la capacidad de anticiparse, ordenar información, distinguir lo urgente de lo importante y dar seguimiento sin necesidad de supervisión constante.También deberá sentirse cómoda interactuando con directivos, clientes, socios, instituciones y colaboradores de distintos niveles, manteniendo siempre una comunicación profesional, cordial y clara.