Asistente legal

El Asistente Legal es responsable de brindar soporte legal-administrativo integral para la operación de tiendas en Guatemala, El Salvador y Honduras, asegurando el cumplimiento normativo en materia de arrendamientos, licencias, atención a autoridades y requerimientos del Ministerio Público, gestión de quejas, procesos administrativos y contratos de servicios, así como el mantenimiento de controles internos y archivo legal. Ejecuta directamente los trámites y gestiones que corresponden a Guatemala y, en El Salvador y Honduras, coordina, da seguimiento y controla la gestión que realizan los asesores externos y el personal local.ESSENTIAL DUTIES & RESPONSIBILITIES:Contratos de arrendamientoElaboración, revisión, y renovación de contratos de arrendamiento y de subarrendamiento para tiendas en Guatemala, El Salvador y Honduras.Control de vencimientos y coordinación de renovaciones oportunas.Mantenimiento de control documental y matriz de seguimiento.Elaboración de cartas de solicitud y de aceptación de prórroga, y gestión del circuito de firmas con el área de Negociaciones y Arrendamientos y con los propietarios.Elaboración y trámite de adendas, cesiones de derechos, terminaciones anticipadas y entregas de local.Licencias y permisosTramitación y procuración de licencias y permisos para apertura de tiendas nuevas en Guatemala.Renovación o actualización de licencias y permisos de operación existentes en Guatemala.Coordinación con autoridades municipales y gubernamentales.Coordinación con asesores externos en El Salvador y Honduras para tramitación, renovación o actualización de licencias y permisos.Control de vencimientos y seguimiento de trámites.Conformación y actualización del expediente de papelería legal por tienda (patente de comercio, libro de quejas o reclamos, licencias y constancias vigentes), y su verificación en las auditorías legales de tienda.Atención a requerimientos de autoridadesRecepción, análisis y elaboración de respuestas a requerimientos de entidades gubernamentales en los plazos establecidos.Coordinación con áreas internas y abogados externos para la atención oportuna de requerimientos.Seguimiento de casos e investigaciones llevados a cabo por el Ministerio Público (MP) en relación a los requerimientos recibidos.Gestión de la obtención, descarga, resguardo y entrega de videograbaciones y demás medios de prueba requeridos, en coordinación con las áreas de Monitoreo y Seguridad, preservando la trazabilidad y la cadena de custodia.Presentación de los oficios y memoriales de respuesta ante la fiscalía o autoridad requirente, y obtención del acuse sellado para el archivo legal.Acompañamiento a las tiendas en visitas y diligencias de autoridades, incluida la preparación previa del personal que deba comparecer.Registro en la matriz de requerimientos de autoridades y reporte periódico de su estatus.Gestión de quejas y reclamosDiligenciamiento de quejas y reclamos ante la Dirección de Atención y Asistencia al Consumidor (DIACO) en Guatemala.Elaboración de memoriales y seguimiento de casos.Asistencia y representación en audiencias conciliatorias ante DIACO.Elaboración de cartas poder, finiquitos y actas de desistimiento para la conciliación y el cierre de los casos.Coordinación con asesores externos y con el personal local para la atención de quejas y reclamos ante la Defensoría del Consumidor en El Salvador y ante la autoridad de protección al consumidor en Honduras.Apoyo a tiendas en la atención de visitas de inspectores.Registro en la matriz de quejas y reclamos y reporte periódico de su estatus.Procesos administrativosApoyo a RRHH para asistencia y representación en audiencias conciliatorias ante el IGSS y la Inspección General de Trabajo (IGT), así como en citaciones ante juzgados municipales.Coordinación con abogados externos para atención de audiencias en El Salvador y Honduras.Diligenciamiento de trámites administrativos ante entidades gubernamentales.Preparación de memoriales, cartas poder y demás documentación, y seguimiento de casos administrativos.Reportes de casos.Contratos de serviciosElaboración, revisión y renovación de contratos con proveedores de servicios.Verificación de cumplimiento de cláusulas contractuales y condiciones comerciales.Control de vencimientos y seguimiento de renovaciones.Carga, resguardo y actualización de los contratos en el sistema corporativo de administración de contratos (CobbleStone), con conciliación de la información con las áreas de Finanzas y Compras.Reportes y control internoActualización de la matriz de licencias y arrendamientos de Guatemala, El Salvador y Honduras, para el control de vencimientos de contratos, licencias y permisos.Actualización de las matrices de requerimientos de autoridades, de quejas y reclamos, de contratos y de representaciones y poderes.Elaboración y presentación del informe mensual de avances del área legal, con indicadores de cumplimiento por país.Generación de alertas de vencimiento de arrendamientos, licencias y permisos, con la anticipación definida por la Dirección Legal.Gestión del archivo legalOrganización, mantenimiento y actualización del archivo legal físico y digital.Clasificación y resguardo de documentos legales conforme a políticas internas.Garantía de acceso controlado, trazabilidad y respaldo de la documentación.Carga y organización de la documentación en SharePoint y en los portales corporativos, y administración de los permisos de acceso a las carpetas del área legal.Otras responsabilidadesApoyo administrativo en el control del protocolo notarial y en el cumplimiento de obligaciones notariales ante el Archivo General de Protocolos (AGP).Coordinación y seguimiento de asuntos legales con asesores externos en Guatemala, El Salvador y Honduras.Asistencia legal a tiendas en consultas operativas.Elaboración de instructivos y comunicaciones dirigidas a la red de tiendas, y apoyo en capacitaciones operativas y de procesos disciplinarios en los tres países.Apoyo en trámites societarios y registrales: patentes de comercio, inscripción de empresas y de representaciones ante el Registro Mercantil y la SAT, y recopilación de actas y firmas requeridas por la auditoría externa.Gestión de los flujos de firma, incluida la firma electrónica, y presentación de documentos en los portales de las instituciones públicas.Preparación de la documentación requerida por las tiendas en casos de fallecimiento de clientes, para la entrega de bienes a la mortual.EDUCATION & EXPERIENCE:
Formación AcadémicaCierre de pensum de Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales.
Experiencia LaboralDe 3 a 5 años de experiencia en funciones legales dentro de un bufete jurídico o en el área legal de una empresa, preferiblemente como procurador(a) o asistente legal.Experiencia en gestión de trámites administrativos ante el Registro Mercantil, el Archivo General de Protocolos, la SAT, municipalidades, el Ministerio Público, la DIACO y otras entidades gubernamentales.Deseable exposición a los marcos normativos de El Salvador y Honduras, o disposición para adquirirla.Habilidades TécnicasExcelente redacción jurídica y capacidad de síntesisComprensión de lectura del idioma inglés a nivel básico-intermedio (30% - 40%), suficiente para el uso de sistemas y formatos corporativosBuen manejo de programas Office (Word, Excel, Outlook) y de herramientas colaborativas (SharePoint y Teams), con nivel intermedio-avanzado en Excel para el manejo de matrices de controlDeseable experiencia en sistemas de administración de contratos (CLM) y en el uso de firma electrónicaCompetencias PersonalesAlta iniciativa y disposición para aprender continuamente.Orientación a resultados y capacidad para encontrar soluciones prácticas ante desafíos.Organización y orden en el manejo de documentación y seguimiento de procesos.Actitud positiva, proactiva y colaborativa, con excelente disposición para trabajar en equipo y apoyar a otras áreas.Atención al detalle y compromiso con la calidad y el cumplimiento normativo.Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, tanto con equipos internos como con autoridades y asesores externos.Discreción y manejo estricto de información confidencial y de datos personales.Disponibilidad para realizar diligencias y visitas a tiendas fuera de la ciudad capital.