Coordinación Comercial

Perfil de PuestoCoordinación ComercialBack Office Comercial / CRM1. Nombre del puestoCoordinador(a) ComercialBack Office Comercial / CRM2. ÁreaComercial / Administración Comercial3. Reporta aGerencia General y Jefatura Comercial4. Rango salarialQ6,000 a Q8,000 mensualesEl salario dependerá de experiencia, orden, capacidad de seguimiento, manejo de CRM, criterio comercial y dominio de herramientas administrativas.5. Propósito del puestoEl puesto de Coordinación Comercial tiene como propósito apoyar al equipo comercial de Grupo IMD para que las oportunidades, clientes, cotizaciones, muestras, seguimientos y ventas avancen de forma ordenada.Esta posición será el respaldo interno del área comercial, especialmente cuando los vendedores estén en la calle visitando clientes, generando oportunidades o dando seguimiento externo.Su función principal será asegurar que el proceso comercial no dependa únicamente de memoria, WhatsApp o seguimiento verbal, sino de un sistema ordenado con CRM, responsables, fechas, próximas acciones y documentación clara.La Coordinación Comercial no sustituye al vendedor.Su función es ayudar a que el vendedor pueda vender mejor.6. Objetivo principalAsegurar que cada oportunidad comercial tenga seguimiento, información completa, próxima acción, responsable y fecha, apoyando al equipo comercial en CRM, cotizaciones simples, coordinación de muestras, documentación comercial y comunicación interna con planificación, compras, administración y clientes.7. Responsabilidades principalesCRM y seguimiento comercialLa persona será responsable de mantener actualizado el CRM comercial de IMD.Debe:registrar oportunidades nuevas,actualizar estados de oportunidades,dar seguimiento a próximas acciones,identificar oportunidades sin movimiento,recordar fechas de seguimiento a vendedores,apoyar en la limpieza del pipeline,generar reportes comerciales básicos,asegurar que las oportunidades tengan responsable, etapa, monto estimado y fecha de próxima acción.Regla principal:Si una oportunidad no está en CRM, no existe formalmente como oportunidad comercial.Apoyo al equipo comercialDebe apoyar a Eli, Lourdes y Gerencia en el seguimiento interno de clientes y oportunidades.Debe:dar seguimiento a compromisos comerciales,coordinar información solicitada por clientes,apoyar en envío de documentos comerciales,dar seguimiento a cotizaciones enviadas,apoyar con recordatorios de llamadas, visitas o correos,preparar información para reuniones comerciales,apoyar cuando el vendedor esté fuera de oficina.Esta posición no debe cerrar ventas por el vendedor, pero sí debe ayudar a que el proceso comercial no se detenga.Solicitudes completas para planificaciónDebe ayudar a que las solicitudes que pasan a Planificación y Cotizaciones lleguen completas.Debe revisar que cada solicitud tenga:cliente,contacto,proyecto,producto o línea solicitada,alcance,cantidad aproximada o planos,fecha requerida,responsable comercial,prioridad,documentos disponibles,información faltante identificada.Si la solicitud está incompleta, debe regresar al comercial para completar información antes de enviarla a planificación.Cotizaciones simplesPodrá elaborar cotizaciones simples, repetitivas y de bajo riesgo.Ejemplos:productos de inventario,accesorios,zócalos,perfiles,muestras,reposiciones,pedidos pequeños,productos con precio definido,cotizaciones sin instalación compleja,cotizaciones sin análisis técnico.No debe hacer cotizaciones complejas, con planos, instalación, cuantificación técnica, varias líneas de producto o riesgo de alcance.Regla clave:Coordinación Comercial cotiza lo estándar.Planificación cotiza lo técnico.Coordinación de muestras y material comercialDebe apoyar con:solicitud de muestras,entrega de muestras,seguimiento de muestras prestadas,fichas técnicas,catálogos,presentaciones,fotografías de productos,información comercial para clientes.Debe coordinar con almacén, compras, vendedores y planificación cuando aplique.Apoyo a reuniones comercialesDebe apoyar en la preparación y seguimiento de reuniones como:Comercial Semanal,Prospección y Ataque Comercial,Sincronización General Semanal, cuando aplique.Debe llevar:oportunidades activas,cotizaciones enviadas,seguimientos pendientes,leads nuevos,clientes sin movimiento,próximos pasos,acuerdos comerciales abiertos.Comunicación interna comercialDebe funcionar como enlace entre Comercial, Planificación, Compras, Administración y Almacén.Debe asegurar que la información comercial fluya correctamente y que los temas no se pierdan.Ejemplos:ventas necesita ficha técnica,cliente solicita muestra,planificación necesita información faltante,compras debe confirmar precio o disponibilidad,almacén debe preparar muestra,administración necesita datos para facturar.La Coordinación Comercial no debe resolver todo, pero sí debe asegurar que cada tema llegue a quien corresponde.8. Qué NO corresponde a este puestoLa Coordinación Comercial no debe ser responsable de:vender por Eli o Lourdes,cerrar ventas estratégicas,cotizar proyectos técnicos complejos,interpretar planos complejos,hacer presupuestos de instalación complejos,dirigir proyectos en ejecución,coordinar obras,supervisar instalaciones,manejar compras internacionales,decidir precios especiales sin autorización,aprobar descuentos fuera de política,cobrar formalmente cuentas vencidas delicadas,resolver todos los pendientes administrativos de la empresa.Su rol es apoyar, ordenar y dar seguimiento al proceso comercial, no absorber responsabilidades de otras áreas.9. Relación con otras áreasCon ComercialApoya a Eli y Lourdes con CRM, seguimiento, cotizaciones simples, muestras, documentos y control de oportunidades.Con PlanificaciónEnvía solicitudes completas, da seguimiento a información faltante y coordina prioridades comerciales.Con Coordinación de ComprasSolicita precios, fichas, disponibilidad, muestras o información de producto cuando se requiera para avanzar oportunidades.Con Coordinación AdministrativaCoordina ventas aprobadas, documentos, entregas condicionadas, información para facturación y temas que deben pasar a cierre administrativo.Con AlmacénCoordina muestras, disponibilidad de producto, producto reservado y entregas comerciales simples.Con FinanzasConsulta condiciones de pago, bloqueos financieros o información de facturación cuando afecte una oportunidad o venta aprobada.10. Perfil requeridoExperiencia deseadaExperiencia en áreas comerciales, administrativas, servicio al cliente, ventas internas, back office comercial o coordinación comercial.Experiencia dando seguimiento a clientes, cotizaciones, pedidos o proyectos.Deseable experiencia usando CRM, Excel, Google Sheets o sistemas de gestión.Deseable experiencia en empresas de construcción, acabados, arquitectura, iluminación, pisos, materiales o proyectos.Nivel académicoEstudios universitarios iniciados o finalizados en Administración de Empresas, Mercadeo, Arquitectura, Diseño, Ingeniería Industrial, Comercio, Negocios o carrera afín.Se valorará más la capacidad de orden, seguimiento y criterio comercial que el título.11. Competencias necesariasLa persona debe ser:ordenada,responsable,muy buena dando seguimiento,clara para comunicarse,rápida para aprender productos,disciplinada con sistemas,cuidadosa con información,proactiva,orientada al cliente,orientada a resultados,capaz de trabajar bajo presión,capaz de coordinar con varias áreas,firme para pedir información completa,puntual con fechas y compromisos.12. Herramientas que debe manejarDebe manejar o aprender rápidamente:Excel o Google Sheets,CRM,Gmail,Google Drive,WhatsApp Business o grupos de trabajo,herramientas de seguimiento,documentos comerciales,plantillas de cotización,catálogos y fichas técnicas.Deseable:conocimiento básico de productos arquitectónicos,lectura básica de planos,manejo básico de cotizaciones,conocimiento básico de márgenes y precios.13. Indicadores de desempeñoEl desempeño de la Coordinación Comercial se puede medir por:porcentaje de oportunidades actualizadas en CRM,oportunidades sin próxima acción,cotizaciones simples enviadas a tiempo,solicitudes enviadas completas a planificación,reducción de cotizaciones atrasadas por falta de información,seguimiento a cotizaciones enviadas,muestras coordinadas correctamente,reportes comerciales entregados a tiempo,reducción de pendientes comerciales perdidos,cumplimiento de acuerdos comerciales,calidad de información entregada a otras áreas.14. Resultados esperados en los primeros 90 díasPrimer mesEntender productos principales de IMD.Aprender el flujo comercial.Empezar a ordenar CRM o pipeline.Apoyar en seguimiento de cotizaciones y muestras.Usar plantillas básicas de cotización simple.Identificar oportunidades sin próxima acción.Segundo mesOperar CRM con mayor independencia.Preparar solicitudes completas para planificación.Coordinar cotizaciones simples.Apoyar reuniones comerciales con información ordenada.Dar seguimiento a clientes y vendedores según acuerdos.Tercer mesTener control claro del pipeline comercial.Reducir oportunidades sin seguimiento.Mejorar tiempos de respuesta comercial.Descargar al equipo comercial y a Gerencia.Convertirse en apoyo confiable para Eli, Lourdes y Ricardo.15. Frase clave del puestoLa Coordinación Comercial existe para que las oportunidades comerciales no se pierdan, los vendedores tengan respaldo interno y el proceso comercial avance con orden, seguimiento y sistema.16. Resumen corto del puestoLa Coordinación Comercial será responsable de apoyar al equipo comercial de Grupo IMD en la administración del CRM, seguimiento de oportunidades, control de cotizaciones enviadas, elaboración de cotizaciones simples, coordinación de muestras, preparación de solicitudes completas para planificación y apoyo administrativo-comercial a vendedores y Gerencia.Su función principal será ordenar el back office comercial para que los vendedores puedan enfocarse en vender, visitar clientes, abrir oportunidades y cerrar negocios.