Coordinador administrativo

Cortez Berlanga, S.C., se encuentra en búsqueda de un(a) Coordinador(a) Administrativo(a) para integrarse a nuestro equipo en San Pedro Garza García, Nuevo León.
Buscamos a una persona organizada, proactiva, discreta y con vocación de servicio, que nos ayude a fortalecer y profesionalizar la operación administrativa de la firma.
La posición combina ejecución y seguimiento administrativo con coordinación de oficina, clientes y proveedores. Trabajará de la mano del Coordinador Financiero y del área contable/fiscal; el análisis financiero, presupuesto, flujo de efectivo y rentabilidad corresponden a Finanzas.
Principales responsabilidades:
Atención y seguimiento a clientes y equipo:
Atender, canalizar y dar seguimiento a llamadas, correos y comunicaciones generales de la firma.Dar seguimiento administrativo a clientes y propuestas: integrar documentación, coordinar envíos y confirmar recepción, pendientes y próximos pasos con los responsables.Apoyar a socios y equipo en agendas, reuniones y asuntos operativos, manteniendo un seguimiento oportuno de los compromisos.
Facturación operativa y seguimiento de cobranza:
Recabar y verificar datos fiscales y documentación de clientes para la facturación de servicios conforme a las instrucciones aprobadas.Coordinar la emisión y envío de CFDI y complementos de pago, así como correcciones o cancelaciones cuando proceda, siguiendo las indicaciones del área contable/fiscal.Mantener el registro administrativo de facturas emitidas, acuses y comprobantes, y entregar oportunamente la información a Finanzas y contabilidad.Dar seguimiento administrativo a facturas pendientes, enviar recordatorios y recabar comprobantes de pago, conforme a las prioridades de cobranza definidas por Finanzas.
Proveedores, pagos autorizados y gastos:
Gestionar proveedores: solicitar cotizaciones, integrar expedientes y dar seguimiento a pedidos, entregas, servicios y documentación.Coordinar y ejecutar administrativamente pagos previamente autorizados, conforme al calendario y prioridades acordados con Finanzas, conservando autorizaciones y comprobantes.Integrar y mantener el control documental de gastos, facturas y comprobantes para su entrega al área contable y al Coordinador Financiero.Gestionar solicitudes de reembolso, revisar que cuenten con soporte y autorización, y dar seguimiento a su pago y archivo.
Apoyo administrativo de nómina y documentación:
Recabar y consolidar incidencias de nómina, vacaciones, permisos y documentación de altas, bajas y cambios del personal para su envío oportuno a contabilidad.Coordinar el intercambio y seguimiento de documentación y trámites relacionados con nómina, IMSS e INFONAVIT con los responsables contables o especialistas, sin asumir cálculos ni asesoría especializada.Mantener actualizados y resguardados los expedientes administrativos del personal, con discreción y confidencialidad.
Administración de oficina y servicios:
Administrar insumos, papelería, inventarios y requerimientos cotidianos de oficina, tramitando compras conforme a las autorizaciones aplicables.Coordinar mensajería, paquetería, recepción y envío de documentos, con seguimiento de entregas y acuses.Coordinar mantenimiento, limpieza, servicios y atención de incidencias de instalaciones y equipos con los proveedores correspondientes.Organizar y resguardar expedientes administrativos de clientes, proveedores, contratos y servicios, facilitando su consulta por las personas autorizadas.
Procesos y coordinación administrativa:
Documentar, implementar y mejorar procesos administrativos, formatos y herramientas de seguimiento para reducir pendientes y agilizar la operación.Mantener calendarios de obligaciones administrativas recurrentes, renovaciones, vencimientos y entregas de documentación; dar seguimiento y alertar oportunamente a los responsables.Coordinarse con el Coordinador Financiero y el área contable/fiscal para entregar información completa y oportuna, atender aclaraciones y dar seguimiento a pendientes administrativos.
Perfil que buscamos:
Licenciatura en Administración, Contaduría o carrera afín.Experiencia de 3 a 5 años en coordinación administrativa, office management o administración de servicios profesionales.Experiencia en facturación operativa, seguimiento a proveedores, pagos autorizados, reembolsos y control documental.Conocimiento práctico de CFDI y complementos de pago, y experiencia de coordinación con áreas contables o despachos externos.Excel intermedio-avanzado y manejo de herramientas de oficina y seguimiento administrativo.Deseable experiencia en firmas legales, consultorías u otras empresas de servicios profesionales.Inglés intermedio deseable.
Competencias:
Alta organización, atención al detalle y seguimiento hasta el cierre de pendientes.Vocación de servicio y comunicación clara con clientes, proveedores y equipo.Discreción, responsabilidad y confidencialidad en el manejo de información.Iniciativa, autonomía y criterio para priorizar y canalizar asuntos.Capacidad para coordinar múltiples tareas y cumplir plazos.Orientación a procesos, solución de problemas y mejora continua.Capacidad para trabajar directamente con socios y colaborar con Finanzas y contabilidad.
¿Qué ofrecemos?
Prestaciones de ley.Posibilidad de bono por desempeño.Participación en proyectos de mejora y crecimiento de la firma.Colaboración directa con los socios y el equipo.Oportunidad de desarrollar y profesionalizar la operación administrativa de la firma.Plan de crecimiento profesional conforme al desempeño y expansión de la firma.
Ubicación: San Pedro Garza García, Nuevo León.Modalidad: Presencial.Jornada: Tiempo completo, lunes a viernes.
Sobre Cortez Berlanga:Somos una firma legal mexicana enfocada en brindar soluciones legales y estratégicas a empresas nacionales e internacionales. Nos encontramos en una etapa de crecimiento y profesionalización de nuestra estructura interna, por lo que buscamos incorporar talento interesado en construir, mejorar procesos y crecer profesionalmente junto con la firma.
Si cuentas con el perfil y estás interesado(a) en formar parte de nuestro equipo, te invitamos a postularte enviando tu curriculum vitae actualizado a: [email protected]