Office Manager

Descripción del Puesto:El (la) Gerente de Oficina realiza tareas de gerencia, finanzas, relaciones publicas y soporte administrativo y servicio al cliente para garantizar el funcionamiento eficiente de su entorno de oficina. El Gerente de Oficina es responsable de liderar y apoyar a múltiples equipos con diversas tareas administrativas. La persona que desempeñe este rol será una parte fundamental para garantizar que las operaciones de nuestra oficina se desarrollen sin problemas y con éxito todos los días.Deberes y Responsabilidades PrincipalesLiderar los procesos de cobro a los clientes de la Empresa.Mantener una estrecha relación con los clientes de la empresa para asegurar que los procesos de facturación sean mas agiles.Lidera los procesos de visitas a los clientes para mantener una comunicación asertiva y efectiva con estos.Liderar proceso de relaciones públicas para la empresa.Acompañar al CEO en visitas, reuniones, actividades, entre otras, tanto en Puerto Rico como en otros paises.Representar a la empresa en diversas actividades, reuniones, visitas, entre otras tanto en Puerto Rico como en otros países.Apoyar en gestiones de pre -ventas y fidelización de clientes.Gerenciar todas las gestiones de pagos a los suplidores de la Empresa.Asegurarse que los Timesheet de los empleados asignados a proyectos estén completos y que la información sea correcta para poder gestionar la facturación.Liderar y gerencial todos los procesos financieros de la empresa.Liderar el proceso de mantener todas las licencias y Certificaciones vigentes requeridas por ley para mantener el negocio en funcionamiento.Liderar el proceso de mantener vigentes todas las certificaciones requeridas por los clientes gubernamentales.Liderar la gestión del proceso de nómina de Puerto Rico y Colombia, con todas las debidas deducciones y aportaciones correspondientes: plan médico, seguro de vida, entre otros.Apoyar al CEO en todas las gestiones necesarias, según la operación de la empresa lo requiera.Mantener un registro actualizado de las reconciliaciones bancarias.Mantener actualizado el reporte de gastos y cobros.Responsabilidades Generales:Liderar los procesos de apertura y cierre de las instalaciones de la empresa.Gerenciar y delegar los procesos de la atención de llamadas telefónicas, transfiriendo llamantes según corresponda.Liderar los procesos de recibir a clientes, suplidores y visitantes de la oficina, asegurando que los invitados se sientan cómodos y se relacionen con el personal de oficina adecuado.Liderar el proceso de gestión de horarios de conferencias y espacios comunitarios.Liderar y proveer seguimiento y pedido de inventario de suministros de oficina y sala de descanso.Liderar los procesos de gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluidos correos electrónicos, faxes, correo y paquetes.Liderar el proceso de archivar y organizar registros, facturas y otra documentación importante.Gerenciar el proceso de presentar órdenes de trabajo y programar reparaciones para espacios y equipos de oficina en general.Gerencial la gestión de los procesos de solicitar reparaciones de equipos de oficina y mantenimiento, conectarse y acompañar a los proveedores.Ser el punto de contacto de la oficina ejecutiva, atendiendo consultas y dirigiéndolas adecuadamente.Comunicarse profesionalmente con las partes interesadas internas y externas, incluidos clientes, proveedores y alta dirección.Gestionar y priorizar llamadas entrantes, correos electrónicos y faxes.Cualquier otra función que requieran las operaciones de la empresa.Requisitos:Experiencia en cuentas por cobrar y cuentas por pagar.Experiencia en manejo de suplidores, clientes y prospectos.Experiencia en supervisar equipos de trabajo.Disponibilidad para viajar fuera y dentro del País.Experiencia en manejo de las finanzas de una empresa.Experiencia en coordinación de eventos, reuniones, entre otras actividades.Experiencia previa como coordinadora de oficina o asistente administrativaDominio del idioma español e inglés, escrito y hablado.Competente en Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).Debe tener la capacidad de trabajar de forma independiente o en equipo.Transmite información de forma clara y concisa en comunicación escrita y hablada.Capaz de establecer y cumplir prioridades y plazos.Tareas administrativas generales, cuentas por pagar, entrada de datos, etc.Capacidad para mantener la compostura en un ambiente de oficina de ritmo rápido.Excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y de resolución de problemas.Comportamiento y apariencia profesional.Dispuesto a viajar.Capacidad para viajar/reubicarse.Cualquier otra experiencia, conocimiento o certificación que requieran las operaciones de la empresa.EducaciónBA, BBA, BS en Administración de Empresas, Sistemas de Información o equivalente / experiencia laborar en el área requerida.Es una vacante de carácter regular a tiempo completo y con todos los beneficios señalados: Base salarial (flexible)20 días de vacaciones12 por enfermedadPlan médico al 100%Bono de navidad según la ley vigenteParticipación del programa de 4O1KParticipación del Programa de Educación Continua