Oficial Oficina De Ecuador

En CAF estamos buscando un(a) Oficial para nuestra Oficina en Ecuador.
🏦 Somos una institución financiera multilateral que apoya el desarrollo sostenible de sus países accionistas y la integración de América Latina y el Caribe (ALC). Atendemos a los sectores público y privado, suministrando múltiples productos y servicios financieros, así como de generación y difusión de conocimiento, integrando criterios sociales y ambientales.
✅ Con una clara misión de ser el Banco Verde y Principal Socio para la Reactivación, Desarrollo Sostenible e Integración de ALC, desde la Gerencia de Administración, Capital Humano y Soluciones Digitales, y para trabajar en el equipo de la Oficina en Ecuador, nos encontramos en la búsqueda de un(a) Oficial.
Esto es lo que harás:
Gestionar y articular integralmente los procesos administrativos, operativos, logísticos y financieros de la Oficina, así como apoyar el relacionamiento institucional con autoridades, aliados estratégicos, clientes y equipos internos. Coordinar agendas, reuniones, misiones, eventos, correspondencia, comunicaciones oficiales, viajes, protocolo, inmunidades y privilegios, contratación de bienes y servicios, ejecución presupuestaria y atención de requerimientos; además de realizar el seguimiento sistemático de acuerdos y compromisos, asegurando su atención oportuna y trazabilidad. Todo ello, mediante la aplicación de los sistemas, procedimientos y lineamientos institucionales, que garanticen la continuidad operativa, el uso eficiente de los recursos, el cumplimiento normativo y una adecuada representación institucional, en apoyo directo a la Representación y a los objetivos estratégicos de la organización.
Para ello, quien ocupe el cargo deberá:
· Gestionar y dar seguimiento al relacionamiento institucional de la Oficina con autoridades, entidades públicas y privadas, organismos internacionales, aliados estratégicos y clientes. Canalizar solicitudes, articular con las áreas técnicas y corporativas de CAF la preparación de respuestas e información, y monitorear los acuerdos y compromisos derivados de reuniones, misiones y gestiones institucionales. Realizar seguimiento, levantar alertas y reportes de avance, con el propósito de asegurar la atención oportuna de los compromisos.
· Administrar la agenda de la Representación, priorizando solicitudes, programando reuniones y preparando agendas, ayudas memoria, fichas, invitaciones, oficios, informes y demás documentos oficiales, con la finalidad de proporcionar información oportuna para la toma de decisiones.
· Planificar, coordinar y ejecutar eventos institucionales internos y externos, atendiendo múltiples actividades simultáneas y requerimientos que, con frecuencia, deben resolverse en plazos reducidos. Definir el cronograma de trabajo; gestionar invitados y confirmaciones; coordinar espacios, proveedores, alimentación, equipos audiovisuales, materiales, montaje y atención en sitio; y resolver cambios de último momento e imprevistos. Realizar el seguimiento antes, durante y después de cada actividad, para asegurar una ejecución ordenada y alineada con los objetivos y la imagen institucional.
· Asegurar el funcionamiento administrativo, operativo y documental de la Oficina, mediante la coordinación y el seguimiento de los servicios generales, elmantenimiento de las instalaciones y la atención de los requerimientos de apoyo del personal. Asimismo, administrar el sistema de correspondencia institucional, canalizando y asignando las comunicaciones a los responsables, realizando el seguimiento de los plazos y verificando el cumplimiento oportuno de las instrucciones impartidas por la Representante.
· Organizar la logística de viajes, misiones, visitas y reuniones institucionales, coordinando itinerarios, pasajes, hospedaje, transporte, salas, accesos, documentación de viaje y materiales de trabajo. Verificar el cumplimiento de los requerimientos de cada actividad, con el propósito de facilitar su desarrollo oportuno y atender adecuadamente a funcionarios, especialistas y delegaciones.
· Fortalecer la comunicación interna, la integración y el bienestar del equipo de la Oficina, promoviendo la circulación oportuna de información y la coordinación entre sus integrantes. Organizar reuniones de equipo, procesos de inducción, capacitaciones y actividades de bienestar e integración, con el propósito de fortalecer el sentido de pertenencia, la cultura institucional y el trabajo colaborativo.
· Gestionar los procesos de inmunidades, privilegios y protocolo institucional, tramitando visas, acreditaciones y documentación diplomática o migratoria; administrando la valija diplomática; y aplicando las normas de precedencia y atención protocolaria en visitas y actos oficiales. Articular estas gestiones con las autoridades competentes, para asegurar el cumplimiento normativo y la adecuada representación institucional.

Esto es lo que necesitas:
Profesional Universitario en Relaciones Internacionales, Derecho, Comunicación, Relaciones Públicas, Administración de Empresas, Gestión Pública o carreras afines.
Mínimo tres (3) años de experiencia en funciones de coordinación institucional de alto nivel, administrativa, operativa y logística, preferentemente en organismos internacionales o entidades públicas. Se requiere experiencia en administración de oficinas y soporte ejecutivo; coordinación de agendas, reuniones, misiones, viajes y eventos institucionales; elaboración y gestión de correspondencia y documentación oficial; seguimiento de acuerdos y compromisos; contratación de bienes y servicios; administración de proveedores y contratos; y seguimiento de la ejecución presupuestaria.
Conocimientos técnicos claves:
· Gestión de despachos ejecutivos de alto nivel y control de seguimiento.· Administración de agendas ejecutivas y coordinación logística.· Elaboración de oficios, ayudas memoria, informes, fichas ejecutivas y otras comunicaciones oficiales.· Conocimientos de protocolo institucional, precedencia y atención de autoridades y delegaciones.· Office (Excel, Power Point, Word).· Conocimiento en la Gestión Administrativa y Documental: manejo de archivos, control de documentación institucional y procedimientos administrativos internos.· Gestión Presupuestaria: Conocimiento básico en seguimiento presupuestario, consolidación de gastos y control financiero de oficinas o proyectos.· Gestión Financiera y Abastecimiento: Conocimiento en control de contratos y proveedores, y manejo de plataformas como SAP Fiori, Ariba o Remedy.
Dominio de idiomas:
Español: avanzadoInglés: intermedioPortugués: deseable
Te ofrecemos:
· Tipo de Contrato: a tiempo indeterminado (staff)· Modalidad de trabajo: híbrida en un esquema de 3 días en oficina y 2 días remotos· Localidad: Ecuador.
Y beneficios tales como:
· Licencia y vacaciones· Seguro de salud· Programas de Bienestar· Formación profesional· Remuneración competitiva
¡Queremos conocerte! 🙌
En CAF promovemos entornos de trabajo desafiantes en los que cada persona pueda aportar su talento y conocimientos, superarse a sí misma e impulsar nuevas y mejores maneras de hacer las cosas. Todos somos CAF, trabajamos comprometidos con un solo propósito: mejorar la calidad de vida en la región.¿Te inspira muestra misión? Hoy tienes la oportunidad de ser parte. Si te identificas con este perfil y estás interesado(a) en participar en el proceso de selección, por favor postula enviando tu hoja de vida actualizada e indicando el nombre de la posición por la que optas.Desde CAF promovemos la diversidad étnico racial, el género, la inclusión de personas en condición de discapacidad y otros grupos diversos. Por lo cual nos encantaría recibir sus postulaciones.Se recibirán postulaciones hasta el 01 de septiembre de 2026.