Documentation Officer

Reporta aOperations Manager
Objetivo del PuestoAdministrar el proceso documental de exportación marítima, garantizando que la información contenida en los documentos de embarque sea precisa, consistente y emitida oportunamente, cumpliendo con los requisitos operativos, regulatorios y comerciales de la línea naviera.
Responsabilidades Principales1. Gestión de Shipping Instructions· Recibir las Shipping Instructions (SI) remitidas por los clientes.· Revisar que la información y documentación de respaldo estén completas.· Solicitar aclaraciones o correcciones cuando sea necesario.· Mantener el control de las SI recibidas y pendientes.2. Elaboración y Emisión Documental· Preparar los Draft Bills of Lading con base en la información aprobada.· Remitir los Draft Bills of Lading a los clientes para revisión.· Incorporar las correcciones autorizadas por el cliente.· Emitir los Bills of Lading y Sea Waybills cuando corresponda.· Mantener la trazabilidad de la documentación emitida.3. Validación Documental· Verificar la consistencia entre Shipping Instructions, Booking y documentación soporte.· Validar información del Shipper, Consignee y Notify Party.· Verificar números de contenedor, sellos, pesos, cantidad de bultos y descripción de la mercancía.· Validar puertos de carga y descarga.· Verificar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos antes de su emisión.4. Coordinación Operativa· Coordinar con el Booking & Equipment Officer cualquier cambio que impacte la operación.· Mantener comunicación con el Shipping Operations Supervisor para la resolución de incidencias.· Brindar soporte documental a clientes y áreas internas.5. Cumplimiento· Cumplir con las políticas internas y procedimientos de documentación.· Mantener los registros documentales organizados y actualizados.· Escalar oportunamente discrepancias o excepciones documentales.
Perfil Requerido
Formación· Licenciatura en Logística, Comercio Internacional, Negocios Internacionales, Aduanas o carrera afín.
Experiencia· 1 a 2 años de experiencia en documentación marítima, logística internacional, exportaciones o freight forwarding.· Experiencia en elaboración o revisión de documentación de exportación será considerada una ventaja.· Conocimiento de Bills of Lading y Shipping Instructions será considerado una ventaja.
ConocimientosIndispensables· Microsoft Office.· Inglés intermedio.· Organización y control documental.
Deseables· Procesos de exportación marítima.· Bills of Lading.· Shipping Instructions.· Terminales portuarias.· Conocimiento básico del Código IMDG.
Competencias· Atención al detalle.· Organización y planificación.· Comunicación efectiva.· Orientación al cliente.· Capacidad analítica.· Trabajo bajo presión.· Trabajo en equipo.
Autoridad del CargoPuede:· Preparar y emitir Draft Bills of Lading.· Emitir documentación de embarque conforme a los procedimientos establecidos.· Solicitar correcciones documentales al cliente.· Coordinar ajustes documentales con las áreas involucradas.
Debe escalar:· Discrepancias documentales relevantes.· Excepciones regulatorias o de cumplimiento.· Cambios posteriores al cierre documental.· Casos que requieran aprobación del Supervisor o Operations Manager.