Angela

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVA

Con el apoyo de la asistente administrativa de Bogotá, revisar las facturas y cuentas de cobro a nivel nacional y las legalizaciones de viaje de los funcionarios de Bogotá que lleguen al correo de facturación y dirigir a quien corresponda estas cuentas para que tramiten los pagos en TAMIS., Apoyar a los gerentes y especialistas con la logística requerida para el desarrollo de las actividades en campo., Verificar y proveer de materiales, útiles de oficinas y herramientas necesarias para el adecuado funcionamiento de la oficina de Bogotá., Realizar los procedimientos de compras de bienes y las contrataciones de servicios requeridas por la oficina de Bogotá., Coordinar con el área de compras los convenios, acuerdos marco (BPAs) y órdenes de compra que requiera la oficina para la oficina de Bogotá., Coordinar con el área de compras los eventos de mayor cuantía a realizarse en Bogotá, solicitando cotizaciones requeridas para el desarrollo de la actividad, verificando que los documentos cumplan con las políticas y procedimientos del programa., Elaborar los cuadros comparativos de costos para evaluar cotizaciones de eventos en Bogotá., Manejar el fondo de caja menor y la tarjeta de débito prepago de acuerdo con el instructivo entregado., Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca por razón de sus labores., Apoyar a el área de IT con el inventario de la oficina de Bogotá., Revisar y apoyar el proceso de envío de las novedades de nómina y las hojas de tiempo en conjunto con el/la Gerente de Recursos Humanos., Apoyar al/la Gerente de Recursos Humanos con las afiliaciones relacionadas a la seguridad social y cajas de compensación que deban realizarse localmente., Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la oficina regional., Supervisar a la asistente administrativa., Las demás que le sean asignadas por el/la Gerente de Recursos Humanos y/o la Directora de Operaciones.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Apoyar las actividades de reclutamiento como agendamiento de entrevistas, solicitud de documentos, elaborar ordenes de exámenes médicos de ingreso, etc., Apoyar con la revisión de los candidatos en las listas SAM, OFAC y UN., Apoyar con la solicitud y verificación de las referencias laborales de los candidatos., Apoyar con las afiliaciones a seguridad social del personal contratado (Salud, Pensión, ARL, Caja de Compensación, etc.), Apoyar con la verificación de las novedades de la nómina y que estas sean enviadas correctamente., Desarrollar en forma conjunta con la Gerente de Recursos Humanos y el consultor del SG-SST las capacitaciones y actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y verificar que se cumplan a cabalidad., Apoyar a la Gerencia de Recursos Humanos en la preparación y realización de los simulacros de evacuación, cascada de comunicaciones, incendio, etc., Llevar el control de las personas que legalmente tienen derecho a la dotación y realizar la solicitud de compra y entrega de los bonos correspondientes.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Apoyar la Planeación y la Organización logísticas de todas las actividades (Talleres, Foros, mesas de Trabajo, reuniones etc.), realizadas por el componente con sus contrapartes., Recibir, verificar y gestionar los soportes administrativos necesarios para el trámite de los pagos de los consultores y de los desembolsos de los subcontratos del componente., Realizar y tramitar solicitudes de viajes y reembolsos de gastos de los empleados y consultores del componente en coordinación con las asistentes de las oficinas regionales., Hacer seguimiento y llevar el control permanente del presupuesto del componente., Hacer seguimiento a todas las contrataciones que se requiere bajo el evento (Veedurías, acciones cívicas e iniciativas ciudadanas)., Seguimiento de las legalizaciones parciales que se realizan durante la vida de los eventos., Coordinar con el área de contratos y las oficinas regionales, las entregas de los productos., Revisar, ajustar y registrar la información de listados de asistencia, en la base de datos de PEMEC., Hacer entrega física de los formularios al área de PEMEC., Adelantar el seguimiento de Órdenes de Compra emitidas por la dirección administrativa., Gestionar la consecución de los documentos necesarios para adelantar pagos., Manejo de Caja menor., Apoyar el área de adquisiciones en compras pequeñas.

RECEPCIONISTA

Brindar apoyo logístico y administrativo al programa de Gobernabilidad Regional, con funciones establecidas en el plan de trabajo., Llevar el seguimiento y control permanente de las facturas, cuentas de cobro, recepción de documentos, apoyo de solicitudes de papelería, cafetería e implementos de aseo., Apoyar la planeación y la organización logística de algunas actividades. Recibir, validar y entregar los soportes administrativos necesarios para el trámite de los pagos de los consultores, y documentos en general., Llevar control digital y físico de la recepción de documentos. Recepción telefónica y servicio al cliente., Seguimiento a las compras y actividades diarias a solicitud de la Gerencia Administrativa, apoyo a todas las áreas del programa.

SERVICIOS GENERALES

Realizar la limpieza y mantener el orden de las oficinas del Programa Regalías de la USAID, estar pendiente de atender a los visitantes y gerentes en las reuniones realizadas, apoyo en mensajería y radicación de documentos.

Recaudar los dineros por las ventas realizadas durante el día, estar pendiente de la entrega de los pedidos realizados por la empresa a los proveedores, supervisar la atención prestada a los clientes, realizar los inventarios de la producción, y, realizar la supervisión de los pagos realizado por parte de los eventos realizados con los Laboratorios Médicos por concepto de eventos.