Jenny Tatiana Marroquín Muñoz

Actualización del organigrama, crear nuevos perfiles, gestionar las actividades de vinculaciones, formación y administración del TH, ejecutar el programa de Bienestar e incentivos, evaluaciones de desempeño, novedades de nómina, reporte de incapacidades, actualizar y crear nuevos formatos, generar actas mensuales con las tareas periódicas de todas las áreas de la empresa, reporte de indicadores, diligenciamiento y envío de formatos y demás documentos solicitados por terceros de la empresa, manejo herramienta Isolucion., Asegurar, establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de calidad, asegurar las caracterizaciones de los procesos cumplan con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015, medir y proporcionar información oportuna para cumplimiento de los objetivos del SGC para la toma de decisiones, seguimiento a oportunidades de mejora y acciones correctivas, comunicar las cuestiones pertinentes a la planeación estratégica del SGC teniendo en cuenta la matriz de comunicaciones.

Control y seguimiento de las actividades del proyecto de gestión documental, evitar reprocesos en las actividades operativas, conservación de archivos, seguimiento al buen procesamiento de los datos por razones de seguridad de la información, gestionar la documentación de forma correcta para evitar pérdida de la información y con el fin de optimizar los tiempos de consulta y préstamo, controlar, evaluar y direccionar toda la documentación, aplicando las tablas de retención documental, realizar el alistamiento de la documentación referente a eliminación, elaboración de actas, planes, informes, participar en las auditorías internas y externas, seguimiento al sistema integrado de conservación.

Realizar las labores relacionadas con el proceso de gestión financiera en el trámite oportuno de las cuentas por pagar de la entidad en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, Ministerio de Hacienda para coordinar, integrar, centralizar y estandarizar la gestión financiera, con el fin de tener una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación.

Prestar servicios profesionales a la secretaría general en el control de calidad y seguimiento de las actividades desarrolladas por el contratista de gestión documental, Control y seguimiento de las actividades del proyecto de Gestión Documental como: reportes de riesgos, de seguridad de la información, matriz de activos, reportes mensuales de préstamos de documentos, almacenamiento, entradas y salidas de cajas, apoyo técnico, operativo y administrativo en las actividades de planificación, control, organización, facturas, protocolo de eliminación de documentos, organización de archivos de las dependencias de la entidad, manejo y reporte de los indicadores de gestión, levantamiento de riesgos y seguimiento a los mismos., Seguimiento de las capacitaciones en el manejo del sistema de gestión documental, tramite de comunicaciones oficiales físicas y electrónicas, envío de documentos, elaboración de actas e informes del proyecto de gestión documental.

Seguimiento de la ejecución del proyecto de inversión, Revisar y organizar toda la información de las comisiones de los años 2012, 2013, 2014 y el desarrollo de las actividades administrativas, operativas y financiera frente al proyecto de viajes 2015., Seguimiento de los documentos de entrada y salida en el SGD Orfeo teniendo en cuenta el control definido por cada una de las áreas., Recibir, organizar, verificar y llevar el control de los informes por parte de los funcionarios en cada una de las comisiones para poner en conocimiento las alarmas oportunas mediante indicadores de gestión y de resultados.

Entrega de informes a supervisores y vendedores titulares, manejo de recolección de cartera, control y cumplimiento de presupuestos, Colocación de material POP, estudios de cubrimiento en el canal institucional, manejo y colocación de activos, coordinación de eventos y lanzamiento de productos, merchandising en los sub canales especialmente canal institucional, atención al cliente, rotación de productos, exhibiciones y ganar área visual con los productos de la compañía.

Direccionamiento al cliente a los medios electrónicos, ofertar los diferentes productos de la compañía, entrega de tarjetas y claves, brindar soluciones a los problemas de los clientes, control en el manejo y recolección de cartera, manejo de inventarios, archivo, control y cumplimiento de metas, auditoria a programas de lanzamiento de producto y oferta., Servicio al cliente, entrega de chequeras, tarjetas, nips, canje, devolución de cheques, arqueo de caja, pago de giros internacionales, pago de impuestos.