Administrador de viajes

Descripción de la empresa La Association of Universities for Research in Astronomy (AURA) es una empresa en forma de consorcio, integrada por 47 instituciones de EE. UU. y 3 afiliadas internacionales, que gestiona observatorios astronómicos de primer nivel para la National Science Foundation y la NASA. Su misión es impulsar, cuidar y promocionar observatorios y centros públicos que favorezcan la investigación astronómica innovadora. AURA también está profundamente comprometida con la divulgación científica y la educación, acercando la astronomía a todo tipo de públicos. La empresa desarrolla su misión a través de sus instalaciones astronómicas de referencia. Actualmente gestiona tres centros principales: NOIRLab, el National Solar Observatory (NSO) y el Space Telescope Science Institute (STScI).Descripción del puestoAdministrar, coordinar y gestionar todos los viajes relacionados con el contrato entre SLAC y AURA, asegurando reservas de vuelos, alojamiento y transporte terrestre de forma eficiente, costo-efectiva y en cumplimiento con normativas federales y políticas organizacionales.Principales ResponsabilidadesGestión de ViajesCoordinar vuelos nacionales e internacionales, hoteles y arriendo de vehículos.Brindar soporte continuo a viajeros durante todo el proceso.Administrar solicitudes de viaje (Travel Requests).Apoyar en solicitudes de anticipos de viaje.Revisar y validar Travel Expense Reports.Cumplimiento NormativoGarantizar cumplimiento de:OMB Uniform Guidance.Federal Travel Regulations.Políticas de AURA.Requisitos de NSF y condiciones de financiamiento gubernamental.Administración y ReportesMantener registros y reportes de:Costos de vuelos.Itinerarios.Hospedaje.Información logística.Actualizar procedimientos operativos y recursos de viaje.Participar en iniciativas de mejora continua de servicio.Servicio al ClienteResponder consultas vía correo electrónico, mensajería instantánea y herramientas de flujo de trabajo.Resolver problemas logísticos diarios de manera eficiente.Mantener relaciones efectivas con colaboradores, proveedores y viajeros.Requisitos ClaveFormaciónEnseñanza media completa (obligatorio).Título universitario en Ingeniería en Administración de Empresas, Ingeniería en Turismo y Hotelería, Ingeniería o Técnico en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial o carreras afines.ExperienciaMínimo 2 años en funciones similares de coordinación de viajes o administración.Experiencia utilizando sistemas de gestión de viajes (idealmente SAP Concur u otros similares).IdiomasInglés y español fluido, oral y escrito (requisito crítico).Herramientas TecnológicasMicrosoft Office.Google Workspace.Gmail.Jira.Confluence.Software de gestión de viajes.Competencias Más ImportantesOrganización y GestiónExcelente manejo de múltiples tareas simultáneas.Priorización entre asuntos urgentes e importantes.Alta atención al detalle.Servicio y ComunicaciónOrientación al cliente interno.Excelente trato telefónico y escrito.Capacidad para interactuar con distintos stakeholders.AutonomíaCapacidad para tomar decisiones con mínima supervisión.Resolución de problemas logísticos complejos.ConfidencialidadManejo de información sensible con discreción.Alto nivel de juicio profesional.Requisitos DeseablesExperiencia con sistemas GDS de la industria de viajes:SabreTravelport ApolloConocimiento de:Federal Travel Regulations (EE.UU.).Federal Acquisition Regulations.Uniform Guidance.Experiencia con sistemas internos como:CarinaFatimaReqlessDeltek CostpointPerfil Ideal del CandidatoBuscan una persona bilingüe, altamente organizada, orientada al servicio, con experiencia coordinando viajes corporativos complejos, capaz de trabajar con diferentes zonas horarias, manejar múltiples solicitudes simultáneas y asegurar cumplimiento normativo en un entorno internacional.Palabras clave para búsqueda de candidatosTravel CoordinatorTravel AdministratorCorporate TravelTravel ManagementSAP ConcurSabreTravelport ApolloBilingual English-SpanishExpense ReportsTravel ComplianceAdministrative SupportLogistics CoordinationCustomer ServiceInternational TravelNivel de SeniorityAdministrativo/Especialista Junior-Intermedio con aproximadamente 2 a 5 años de experiencia en coordinación de viajes corporativos o servicios administrativos similares.