Administrative Assistant

Estamos buscando para nuestro cliente, una firma de servicios financieros, una asistente administrativa bilingüe. Esta persona estará encargada de brindar soporte administrativo, coordinación y servicio al cliente dentro de un entorno financiero regulado, asegurando una gestión eficiente de documentación, procesos y requerimientos. Debe mantener altos estándares de organización, confidencialidad, precisión y calidad de servicio. Se requiere un nivel de inglés mínimo del 70%, tanto hablado como escrito, así como una excelente capacidad de resolución de problemas, análisis y seguimiento.La posición requiere una persona organizada, proactiva, orientada al servicio y capaz de manejar múltiples prioridades, información confidencial y procesos administrativos con precisión y eficiencia. Será responsable de facilitar la comunicación entre cliente, asesore financiero, equipos internos, custodios y proveedores externos, asegurando el cumplimiento adecuado de los procesos y una experiencia de servicio de alta calidad.Si no tiene el nivel de inglés requerido, por favor absténgase de aplicar.
Principales Responsabilidades:
Gestión AdministrativaBrindar soporte a clientes, asesores financieros y equipos internos.Coordinar solicitudes y dar seguimiento oportuno a los procesos.Organizar y mantener actualizada la documentación de clientes y cuentas.Preparar reportes y controles administrativos.Coordinar reuniones, agendas y actividades internas.Apoyar la mejora y optimización de procesos administrativos.
Servicio al ClienteAtender clientes internacionales de manera profesional y orientada a soluciones.Gestionar consultas, solicitudes y requerimientos administrativos.Servir de enlace entre clientes, asesores, custodios, bancos y equipos internos.Dar seguimiento a trámites y mantener informadas a las partes involucradas.Manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
Soporte a Procesos FinancierosApoyar la apertura, actualización, mantenimiento y cierre de cuentas.Recopilar, revisar y organizar documentación de clientes.Coordinar formularios y documentos con custodios e instituciones financieras.Dar seguimiento a transferencias, movimientos de cuentas y actualizaciones de información.Mantener controles internos sobre solicitudes y procesos pendientes.
Soporte a ComplianceApoyar procesos de KYC y AML y la actualización de expedientes.Recopilar y organizar documentación requerida por Compliance.Dar seguimiento a solicitudes regulatorias y actualizaciones periódicas.Apoyar auditorías, revisiones regulatorias y controles de calidad.
Conocimientos y CompetenciasManejo de Sistemas tales como Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint).Experiencia con plataformas de custodia y sistemas de gestión documental (deseable)Excelente organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.Capacidad para manejar múltiples prioridades y trabajar bajo presión.Habilidad para trabajar con clientes y equipos multidisciplinarios.Manejo responsable de información confidencial.Orientación al servicio, resolución de problemas y mejora continua.Nivel de inglés mínimo del 70%, tanto escrito como hablado.Excelente comunicación profesional en español e inglés.Visa americana vigente será un plus.