Asistente Administrativa y de Operaciones

Asistente Administrativa y de Gestión Operacional Ubicación: Santiago, Región Metropolitana Estación de metro: Tobalaba Modalidad: Presencial Tipo de jornada: Completa Descripción del cargo Buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) y de Gestión Operacional para brindar apoyo directo a la jefatura en la administración y coordinación de distintas empresas pertenecientes a una misma organización familiar, principalmente de los rubros agrícola y de alojamientos turísticos. La persona será responsable de ejecutar y dar seguimiento a diversas tareas administrativas, operativas y de control, manteniendo comunicación permanente con la jefatura, proveedores, colaboradores y equipos internos. Se requiere capacidad de organización, autonomía, criterio para resolver situaciones, manejo de información y habilidad para trabajar con distintas empresas y necesidades operativas simultáneamente. Principales funciones y responsabilidades 1. Gestión administrativa y apoyo a la jefatura * Gestionar comunicaciones mediante correo electrónico corporativo y llamadas telefónicas con proveedores, colaboradores y contactos externos. * Solicitar y comparar cotizaciones de productos, servicios y proveedores para empresas mencionadas.. * Gestionar compras de insumos y materiales, incluyendo compras en plataformas digitales. * Coordinar pagos mediante solicitud de transferencias bancarias, de acuerdo con las instrucciones y autorizaciones correspondientes. * Solicitar y dar seguimiento a pagos programados con el área responsable de pagos. * Revisar gastos, respaldos y rendiciones de las distintas empresas. * Realizar comparativos de precios, costos y gastos para apoyar la toma de decisiones. * Apoyar en la revisión y análisis de ingresos versus costos y gastos. * Elaborar informes administrativos, reportes, resúmenes, cuadros comparativos y cartas según los requerimientos de la jefatura. * Registrar, revisar y realizar seguimiento de rendiciones de gastos mediante el sistema correspondiente. * Apoyar en gestiones administrativas relacionadas con el personal de las distintas empresas. * Recopilar y entregar información necesaria para la preparación y solicitud de pagos de nómina. * Mantener comunicación con las áreas responsables de remuneraciones y administración de personal. 2. Coordinación operativa de empresa de alojamientos turísticos * Gestionar y supervisar la coordinación previa a la llegada de huéspedes. * Contactar al anfitrión (host) y coordinar horarios de llegada y recepción de clientes. * Coordinar los servicios de limpieza y preparación de la propiedad entre reservas. * Realizar seguimiento a trabajos de mantenimiento y requerimientos operativos. * Administrar y actualizar las reservas mediante el sistema Frontdesk Master. * Gestionar y responder consultas de huéspedes a través de plataformas de reservas online (OTAs), tales como Airbnb. * Mantener actualizada la información relacionada con reservas, llegadas y necesidades de los huéspedes. 3. Apoyo administrativo a empresa agrícola * Mantener contacto con proveedores y realizar seguimiento de solicitudes. * Apoyar en la coordinación de requerimientos administrativos y operativos de la empresa. * Recopilar y organizar información de gastos, pagos y documentación de respaldo. 4. Elaboración y análisis de información * Preparar reportes y resúmenes de información administrativa y financiera. * Organizar información de ingresos, costos y gastos para facilitar su revisión por parte de la jefatura. * Elaborar planillas de seguimiento y control. * Identificar diferencias, gastos relevantes o información que requiera revisión y comunicarla oportunamente a la jefatura. 5. Otras responsabilidades * Ejecutar y dar seguimiento a otras tareas administrativas, operativas y de coordinación que sean asignadas por su jefatura directa, siempre que estén relacionadas con la gestión y funcionamiento de las empresas de la organización. Requisitos del cargo * Experiencia mínima de 1 año en cargos administrativos o de apoyo a la gestión. * Manejo intermedio de Excel, google Drive, y herramientas de Microsoft Office. * Buena redacción y capacidad para elaborar correos, informes y documentos administrativos. * Manejo de correo electrónico corporativo y comunicación telefónica profesional. * Capacidad para revisar información, analizar gastos y elaborar comparativos. * Deseable experiencia en gestión de proveedores, compras y coordinación operativa. * Deseable conocimiento de plataformas de reservas y sistemas de gestión hotelera. * Deseable alguna formación en administración de empresas, contabilidad , administración financiera o carreras afines. (No es excluyente) Competencias personales * Organización y planificación. * Proactividad e iniciativa. * Capacidad analítica y atención al detalle. * Autonomía y capacidad para resolver situaciones. * Buena comunicación oral y escrita. * Responsabilidad y confidencialidad en el manejo de información. * Capacidad para priorizar tareas y atender requerimientos de distintas empresas. * Disposición y flexibilidad para apoyar diferentes áreas de la organización. Condiciones ofrecidas Estabilidad laboral y ambiente de trabajo colaborativo. Oportunidad de aprendizaje en distintos rubros empresariales. Renta: $700.000. Beneficio: Colación.