Asistente Ejecutivo de Gerencia Comercial

ASISTENTE EJECUTIVO GERENCIA COMERCIAL

OBJETIVO:

Brindar un soporte resolutivo a la Gerencia Comercial, con particular énfasis en el seguimiento y control de los leads (oportunidades comerciales) en todas sus etapas, producción de reportes estadísticos y métricas.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

Seguimiento y estadística de procesos comerciales
Preparar el reporte Seguimiento de Procesos de Venta (SPV).
Preparar el pipeline comercial.
Mantenimiento del control de ventas
Generar estadística y métricas de rendimiento comercial.
Preparar proyección de fondos requeridos para adelantos a proveedores.

Asistencia a la gerencia comercial
Filtrar, atender y resolver correos dirigidos a la Gerencia Comercial, con particular énfasis en aquellos que sean de carácter urgente.
Remitir documentación requerida por el Gerente cuando este se encuentre realizando labores de campo tales como, pero no limitado a, especificaciones técnicas, información de contacto, precios de referencia (históricos), etc.
Organizar la documentación que requiere aprobación por parte de la Gerencia Comercial tales como pero no limitado a cálculo de precios, ofertas, etc.
Recibir, revisar y trasladar a aprobación facturas de viáticos de los ejecutivos de ventas.
Apoyar al Gerente Comercial en los procesos de preparación y envío de ofertas a los clientes. Dar seguimiento.
Mantener la agenda de visitas y actividades del Gerente Comercial al día y gestionar lo pertinente.
Actuar como enlace directo entre la Gerencia Comercial y los demás departamentos asegurando la fluidez de la comunicación y los procesos.

Atención de Procesos de Venta
Revisar los portales de compras públicos y privados según le sea solicitado por el superior inmediato.
Hacer una lista preliminar de los concursos detectados, remitirla al Gerente Comercial y dar seguimiento hasta su asignación o descarte.
Revisar continuamente las notificaciones y/o advertencias de los concursos y trasladarlas de manera inmediata al Ejecutivo de Ventas encargado.
Dar apoyo en la atención de clientes en la sala de exhibición cuando sea necesario, incluyendo el proceso de facturación y cobro de la venta.

Apertura y actualización de expedientes
Abrir los expedientes físicos/digitales para los procesos ganados, esto es rotular el expediente y archivar la documentación asociada clasificándola por secciones (divisiones). Asegurar que la documentación está completa.
Archivar los recibos de pago en el expediente correspondiente y trasladarlo a archivo. En el caso de procesos de venta de las Filiales previo a trasladar el expediente a archivo, remitirlo a la Gerencia de Servicios Corporativos para cálculo de liquidación.
Trasladar a archivo pasivo los expedientes correspondientes a procesos de ventas cuyas garantías de materiales han expirado y proceder a su desecho cuando así corresponda.

REQUISITOS

Académicos
Diplomado o tercer año universitario en la carrera de administración de negocios o afín.

Experiencia
Más de un año en puestos de asistente administrativo, con especial énfasis en labores de monitoreo y seguimiento de actividades, procesos, etc.

Jornada Laboral
Ordinaria, 48 horas semanales, presencial.