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Carlos
Gestor documental con experiencia en administración y digitalización
Contact
Competencies
Manejo de procesos de organización, control y conservación de documentos físicos y digitales en entornos institucionales
Apoyo en la gestión de correspondencia, agendas y reuniones, manteniendo registros cumpliendo estándares
Realización de digitalización, inventario y recuperación de documentos archivísticos y transferencias documentales
Participación en actividades de clasificación, cotizaciones y elaboración de comprobantes en entornos de salud y administración pública
Atención a requerimientos, gestión de llamadas y manejo de comunicaciones internas y externas
Education
Languages
Summary
Especialista en organización, digitalización y gestión de documentos en entidades públicas y privadas, con habilidades en soporte administrativo y control documental.
Key Achievements
- Organizó archivos físicos y digitales asegurando cumplimiento de las políticas internas y de retención documental
- Apoyó en la verificación y publicación de documentación contractual en sistemas electrónicos como SECOP
- Facilitó la gestión administrativa y de documentación en entidades públicas, participando en reuniones y mesas de trabajo
Experience
apoyo en gestión y organización documental, tanto física como digital
Apoyar en la recolección, disposición, revisión y validación de las diferentes evidencias físicas y/o digitales que hayan sido solicitadas a las IES y/o beneficiarios, de conformidad con la ejecución del componente de acceso y permanencia de los programas de educación superior., Garantizar el acervo, control y organización de las diferentes evidencias físicas y/o digitales que hayan sido solicitadas a las IES y/o beneficiarios, de conformidad con la ejecución del componente de acceso y permanencia de los programas de educación superior., Apoyar en la organización documental de ejecución de contratos y convenios a cargo de la Gerencia de Educación POSMEDIA, de conformidad con la lista de chequeo documental y foliación respectiva., Adelantar las gestiones administrativas, técnicas y operativas para contar con la totalidad de la información impresa o medio magnético (en físico) que requiera ser archivada, de conformidad con las tablas de retención documental establecidas para la Gerencia., Verificar que la documentación que da cuenta de la ejecución de contratos y convenios a cargo de la Gerencia de Educación POSMEDIA, se encuentren completos y publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, según lo establecido contractualmente y de conformidad con las carpetas contractuales., Apoyar el levantamiento de las actas de asuntos tratados en mesas y comités técnicos en el marco de las estrategias de inmersión, acceso y permanencia en la educación POSMEDIA., Asistir, acompañar y participar en las reuniones, mesas de trabajo, comités, eventos institucionales y demás, requeridos para hacer seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados en el marco de las estrategias de inmersión, acceso y permanencia en la educación POSMEDIA.
apoyo a la gestión en las actividades administrativas, asistenciales y demás actividades transversales de La Subdirección de Operaciones
Brindar apoyo en la recepción, control, seguimiento, respuesta, despacho, administración y manejo ordenado de la correspondencia interna y/o externa de la Subdirección de Operaciones, dando cumplimiento a los estándares del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad., Apoyar en el agendamiento de las diferentes reuniones internas y externas y en los requerimientos de apoyo logístico para la Subdirección de Operaciones, así como asistir, realizar actas y ayudas de memoria correspondientes y hacer seguimiento de los compromisos., Apoyar en la generación y consolidación de los informes, reportes y demás requerimientos de información realizados a la Subdirección de Operaciones., Apoyar en la gestión del archivo documental de la Subdirección de Operaciones, así como su actualización de conformidad con el Modelo de Planificación y Gestión MIPG de la entidad., Realizar la revisión y actualización del archivo que se genera, con el objetivo de dar cumplimiento a las tablas de retención documental establecidas en la entidad., Recibir, atender y transmitir oportunamente las comunicaciones telefónicas, correos electrónicos y/o procesos del Sistema de Automatización de Procesos y Documentos FOREST, conservando discreción y reserva de estos., Utilizar la herramienta de Gestión Documental del Sistema de Automatización de Procesos y Documentos FOREST para gestionar, tramitar y controlar la correspondencia, peticiones o consultas que sean asignadas en medio físico y/o electrónico, y realizar todas las actividades definidas en la misma para el proceso de gestión documental dentro de los términos legales correspondientes para cada documento., Las demás tareas asignadas por el supervisor, para el cumplimiento del objetivo contractual.
Auxiliar De Gestión Documental Y Digitalización
Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo., Realizar las operaciones técnicas de organización de documentos de archivo., Instalar físicamente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con las normas archivísticas., Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario., Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales., Apoyar los procesos básicos de preservación de documentos.
Auxiliar Administrativo En Salud
Calcular costo de materiales y otros desembolsos con base en cotizaciones y listas de precios., Clasificar, preparar, codificar y registrar cuentas, facturas y otros estados financieros de acuerdo con procedimientos establecidos, usando sistemas manuales y computarizados., Elaborar comprobantes de ingreso y egreso., Liquidar impuestos de rete fuente y aportes parafiscales., Procesar, verificar y preparar balance de prueba, registros financieros y otras transacciones como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, e ingresar datos en libros auxiliares o aplicación computarizada., Realizar otras funciones de oficina como: mantener el archivo y sistemas de registro, completar informes y contestar preguntas de clientes.