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Diana
Auxiliar Archivo y Correspondencia
Contact
Competencies
Experiencia en planificación, clasificación y conservación de archivos, asegurando su accesibilidad y cumplimiento normativo.
Habilidad para entrenar personal en procedimientos documentales y manejo de sistemas de gestión de archivos.
Capacidad para diseñar e implementar sistemas eficientes de organización y transferencia de información.
Experiencia en apoyo y elaboración de planes de trabajo para garantizar la ejecución de procesos documentales.
Education
Summary
Diana María Londoño Salazar cuenta con más de 20 años en gestión documental, capacitación y organización de archivos en entornos educativos y empresariales, enfocada en optimizar procesos y garantizar la conservación de la información.
Key Achievements
- Optimización de sistemas de gestión documental, mejorando la eficiencia en consultas y clasificación.
- Capacitación de personal en procedimientos documentales, incrementando la organización y el cumplimiento de procesos.
- Implementación de planes de trabajo anuales que aseguraron el cumplimiento de objetivos organizacionales.
- Desarrollo de inventarios y transferencias de archivos que facilitaron la conservación y acceso a la información.
Experience
Auxiliar Archivo y Correspondencia
Gestionar técnicamente el Sistema de Gestion Documental.. Planear, programar, verificar y controlar la codificación, clasificación y consultas que desarrollen en el centro de Administracion Documental.. Realizar las operaciones técnicas del Programa de Gestion Documental y el Sistema Integrado de Conservación.. Implementar los instrumentos archivísticos requeridos por Archivo General Nación.. Elaborar flujos de trabajo (workflow) de los procesos de la empresa en pro de la gestion documental.. Implementar y/o actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental, con el PGD (Programa de Gestión Documental) y los instrumentos archivísticos.. Aplicar las Tablas de Valoración Documental con el PGD (Programa de Gestión Documental) y los instrumentos archivísticos.. Conservar y custodiar del acervo documental.. Dar respuesta a los requerimientos solicitados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, FURAG.
Auxiliar Gestión Documental
Apoyar la elaboración del plan de trabajo anual para asegurar el cumplimiento de las actividades del proceso de Gestión Documental y los objetivos trazados en la organización.. Apoyar el proceso de gestión documental a través de la definición de los métodos de Clasificación, Ordenación, conservación y Descripción documental, aplicando las Tabla de Retención y/o Valoración Documental (T.R.D. - T.V.D.) para garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística.. Apoyar la identificación de medios de recepción, los mecanismos de registro y los métodos de radicación para garantizar la entrega de documentos, que son recibidos o emitidos por la organización.. Apoyar el expurgo documental garantizando el proceso de eliminación documental de manera legal y segura.. Actualizar y administrar el software de Gestión Documental de acuerdo con las necesidades y parámetros establecidos por el FEISA y sus filiales.. Digitalizar e ingresar la información al software de Gestión Documental.. Radicar y enviar oportunamente la documentación a los destinatarios correspondientes.. Distribuir la correspondencia enviada o recibida de orden externo o interna aplicando las políticas de seguridad y confidencialidad de la información, para asegurar que los documentos recibidos lleguen a su destinatario.. Auditar los títulos valor, según el cronograma establecido y presentar informes al Analista de Gestión Documental y Coordinador Administrativo.. Identificar y documentar acciones correctivas, preventivas y de mejora eficaces, que permitan el mejoramiento continuo de sus procesos, incluyendo los temas relacionados con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.. Realizar capacitaciones al personal de la herramienta del software de gestión documental.
Auxiliar Secretaría
Proyectar la TRD de la institución.. Seleccionar, radicar, inventariar, archivar, conservar, sistematizar, transferir, a las distintas dependencias del Liceo la información documental recepcionada, sea esta de origen interno o externo a la institución.. Atender el conmutador y comunicar a las diferentes dependencias.. Recepcionar y direccionar las llamadas telefónicas externas.. Participar en las reuniones y actividades programadas en las cuales se amerite su presencia.. Proponer la transferencia de la documentación que amerita ser custodiada por el C.A.D.. Participar en el S.G.C. apoyando especialmente en tareas específicas de los procesos de Información y Comunicación y Talento Humano.. Presentar a su jefe inmediato informes de gestión.. Controlar los préstamos de material y carpetas de los diferentes procesos del SGC, otros.. Clasificar los documentos según su contenido.. Realizar el proceso de conservación documental que requiere la información resguardada.. Asesorar en situaciones que lo ameritan, proponiendo las políticas de acopio, transferencia, descarte, conservación y normas de retención de los documentos.. Recibir, clasificar y distribuir correspondencia externa.. Manejar y actualizar la base de datos: descripción de la correspondencia, soportes de datos que se manejan en el C.A.D.. Eliminar los registros que han cumplido su vigencia en el C.A.D.. Realizar seguimiento a los registros del S.G.C.
Asesora Proyecto Centro de Administración de Documentos (CAD)
Capacitar al personal de la entidad en relación a la recepción de la información y/o documentación, de origen interno o externo.. Inventariar, identificar la procedencia, contenido y presentación de los documentos tramitados por la institución, selección, clasificación y organización de los documentos. Asesorías en todo lo correspondiente al manejo del Centro de Administración de Documentos C.A.D.
Docente Cátedra (Administración de Documentos)
Capacitar las Secretarias de las Instituciones Educativas del Municipio de Envigado, en relación a la coordinación de archivos institucionales y todo lo correspondiente al manejo del Centro de Administración de Documentos C.A.D.
Asesora
Seleccionar, clasificar, ordenar, conservar, inventariar la información documental.. Capacitar al personal de la entidad con relación a la recepción de la información y/o documentación, sea esta de origen interno o externo.. Inventariar, identificar la procedencia, contenido y presentación de los documentos tramitados por la institución, selección, clasificación y organización de los documentos. Asesorías en todo lo correspondiente al manejo del Centro de Administración de Documentos C.A.D.
Asesora
Seleccionar, clasificar, ordenar, archivar, conservar, transferir, inventariar la información documental.. Organizar de Hojas de Vida del archivo académico, tanto activas como inactivas, levantar inventario e índices de la documentación pendiente en éstas, asesoría en la organización del archivo.
Secretaria - Recepcionista
Recepcionista, atención pública y Secretaria.