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José
Auxiliar de oficina
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Competencies
Experiencia demostrada en Gestión de procesos administrativos.
Experiencia demostrada en Atención al cliente.
Experiencia demostrada en Manejo de información.
Experiencia demostrada en Análisis de cartera.
Experiencia demostrada en Gestión de reclamos.
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Summary
Auxiliar de oficina buscando nuevas oportunidades
Experience
Auxiliar de oficina
Cargar solicitudes realizadas por estudiantes y/o administrativos conforme a los trámites académicos de la facultad en los sistemas institucionales correspondientes.. Realizar inscripciones de materias y apoyar los procesos de matrícula académica, emisión de certificados y trámites de grados de posgrado de la facultad.. Registrar y actualizar información en bases de datos y plataformas internas, garantizando consistencia y trazabilidad de los datos.. Atender estudiantes y administrativos por diferentes canales (presencial, llamadas telefónicas y correos electrónicos), filtrando y canalizando la información de manera oportuna y adecuada.. Proponer mejoras orientadas a fortalecer el orden, la eficiencia y la prevención de reprocesos en los procedimientos académicos y administrativos.. Entregar informes en los tiempos establecidos, asegurando precisión, claridad y coherencia en los datos registrados.. Consolidar y reportar datos para la elaboración de indicadores de gestión académica y administrativa.. Administrar el archivo físico y digital, garantizando una adecuada clasificación, confidencialidad y fácil acceso a la información.
Asistente Administrativo I
Generación, revisión y análisis de informes de cartera para su distribución al equipo de ventas y apoyo a la gestión de cobros.. Análisis y resolución de inconsistencias en las carteras de clientes, asegurando información actualizada y confiable.. Emisión y envío de estados de cuenta a solicitud de clientes y/o equipo de ventas, garantizando una comunicación oportuna.. Elaboración de planes de acción para la recuperación de cartera vencida, en coordinación con las áreas involucradas.. Mantenimiento y actualización de la base de datos de clientes de la unidad de negocio.. Atención a clientes externos para la resolución de dudas y solicitudes relacionadas con sus pedidos, a través de correo electrónico y llamadas telefónicas.. Descarga, revisión y envío de la programación de pedidos para su despacho en las fechas establecidas.. Control y seguimiento de indicadores por ejecutivo para apoyar las evaluaciones de desempeño anuales.. Apoyo en la elaboración del presupuesto anual del área, recopilando y organizando la información requerida.
Asistente Administrativo
Analizar saldos a favor en las carteras de los clientes para solicitar cruces y gestionar su depuración en el sistema.. Analizar y resolver inconsistencias presentadas en las carteras de los clientes, asegurando su correcta actualización.. Efectuar relaciones de compras para ser enviadas al cliente de acuerdo con los requerimientos recibidos.. Elaborar Notas Crédito y Débito correspondientes a ajustes en cartera según las solicitudes internas.. Crear pedidos en el sistema a solicitud de la gerencia, garantizando el registro oportuno de la información.. Brindar apoyo en la elaboración del presupuesto anual del área, recopilando y organizando la información necesaria.. Analizar, tramitar y gestionar reclamos de calidad presentados por los clientes, coordinando su seguimiento administrativo.. Gestionar casos de asistencia y ventas potenciales asignados al área, registrando y dando curso a cada solicitud.. Tramitar requisiciones de personal de acuerdo con los lineamientos establecidos por la gerencia.. Capacitar al equipo de ventas en los trámites administrativos y procedimientos internos del área.. Gestionar tiquetes aéreos y reservas de hoteles para el personal, de acuerdo con las solicitudes aprobadas.. Tramitar e ingresar en PeopleSoft solicitudes de anticipos autorizados por la gerencia.. Legalizar y cargar soportes de gastos en PeopleSoft correspondientes a los anticipos generados.. Solicitar la creación de usuarios en la plataforma de AVIATUR para el personal autorizado.. Realizar mensualmente solicitudes de papelería para asegurar la disponibilidad de insumos administrativos.
Asistente Administrativo
Recibir y registrar las solicitudes de bienes y servicios y de las órdenes de compra.. Manejar la caja menor para atender gastos urgentes, previa autorización del jefe inmediato.. Ejecutar el proceso de selección y evaluación de proveedores conforme a los lineamientos establecidos.. Gestionar la vinculación y la actualización de la documentación de proveedores.. Analizar propuestas técnicas y realizar negociaciones con proveedores.. Gestionar cotizaciones, emitir órdenes de compra y hacer seguimiento a las entregas.. Controlar y auditar el cumplimiento de los proveedores en tiempos, calidad y condiciones acordadas.. Mantener actualizado el control de consumos y pagos de servicios públicos, arriendos y administración a nivel nacional.. Controlar y manejar el inventario de consumibles (aseo, cafetería y papelería).. Realizar la medición mensual del indicador de eficacia en la atención de solicitudes.. Administrar el archivo físico y digital, garantizando una adecuada clasificación, confidencialidad y fácil acceso a la información.
Aprendiz
Brindar apoyo a las diferentes áreas de la corporación en actividades administrativas y de gestión documental.. Recibir y tramitar solicitudes de préstamo de documentos (Hojas de vida, Actas, Memorandos, entre otros) asegurando su adecuada trazabilidad.. Manejo y actualización bases de datos relacionadas con la administración y control de archivos.. Organización y depuración de archivo conforme a lineamientos internos.. Ejecuté tareas de digitalización, foliación, escaneo y rotulación de documentos físicos.. Elaborar trimestralmente el indicador de medición “envío de documentos al archivo central”.. Organizar con el proveedor de archivo central el préstamo y los nuevos envíos de documentos.
Auxiliar Administrativo de Investigación
Recepción, revisión, validación, legalización y control de facturas, cuentas de cobro, requisiciones de anticipos y reembolsos bajo lineamientos internos.. Coordinación de la radicación de documentos ante el departamento de contabilidad.. Actualización de bases de datos.. Soporte integral en trámites administrativos, gestión de agenda y requerimientos operativos para el Director de Investigación y su equipo.. Clasificación, custodia y preservación confidencial del archivo documental e histórico de la Dirección.
Asistente Administrativo
Analicé saldos a favor e inconsistencias en carteras de clientes, logrando depuración efectiva y actualización confiable de la información.. Elaboré notas crédito y débito para ajustes en cartera.. Efectué relaciones de compras y emití pedidos en el sistema.. Contribuí en la elaboración del presupuesto anual del área.. Gestioné reclamos de calidad y casos de asistencia, brindando seguimiento administrativo.. Tramité requisiciones de personal, solicitudes de anticipos y legalización de gastos en PeopleSoft.. Capacité al equipo de ventas en trámites administrativos.. Coordiné reservas de viajes y hoteles, creación de usuarios en plataformas y solicitudes de insumos de papelería.
Asistente Administrativo
Recibí y registré solicitudes de bienes y servicios, manejé caja menor para gastos urgentes y emití órdenes de compra.. Ejecuté procesos de evaluación y vinculación de proveedores, analizando propuestas técnicas y negociando condiciones favorables.. Gestioné cotizaciones, controlé entregas y audité el cumplimiento de proveedores en tiempos, calidad y condiciones acordadas.. Mantuve actualizado el control de consumos y pagos de servicios públicos, arriendos y administración a nivel nacional.. Administré inventarios de consumibles (aseo, cafetería y papelería).. Realicé la medición mensual del indicador de eficacia en la atención de solicitudes.. Administré archivos físicos y digitales, asegurando clasificación adecuada, confidencialidad y acceso oportuno a la información.
Aprendiz Administrativo
Brindé soporte a diferentes áreas de la corporación en actividades administrativas y de gestión documental.. Recibí y tramité solicitudes de préstamo de documentos (hojas de vida, actas, memorandos).. Administré y actualicé bases de datos relacionadas con el control de archivos.. Organicé y depuré archivos físicos conforme a lineamientos internos, realizando digitalización, foliación, escaneo y rotulación.. Elaboré trimestralmente el indicador de medición “envío de documentos al archivo central”.. Gestioné con el proveedor de archivo central el préstamo y nuevos envíos de documentos.