Construction Administrative Assistant

Construction Administrative AssistantRua Construction LLC is seeking an organized, dependable, and detail-oriented Construction Administrative Assistant to support our daily office and project management operations.The primary responsibilities of this position include uploading invoices, receipts, contracts, and other project documents into JobTread, maintaining accurate job records, and assisting with general administrative duties.Responsibilities: • Upload and organize invoices, receipts, contracts, and project documents in JobTread • Enter and maintain accurate project and financial information • Assist with QuickBooks bookkeeping and invoice tracking • Keep digital job files organized and up to date • Support the team with general administrative tasks • Learn and adapt to company procedures and the needs of each projectQualifications: • Proficient in QuickBooks • Proficient in using artificial intelligence (AI) tools and understanding their capabilities to improve organization, communication, and administrative efficiency • Comfortable using computers and cloud-based software • Strong organizational skills and attention to detail • Willing to learn JobTread or a similar construction-management system • Dependable, adaptable, and open to learning • Able to adjust responsibilities based on the needs of active projects • Construction-office experience is preferred but not required
Asistente Administrativo de ConstrucciónRua Construction LLC está buscando una persona organizada, responsable y detallista para ocupar el puesto de Asistente Administrativo de Construcción y apoyar nuestras operaciones administrativas y de gestión de proyectos.Las responsabilidades principales incluyen subir facturas, recibos, contratos y otros documentos de los proyectos a JobTread, mantener los registros de cada trabajo actualizados y ayudar con tareas administrativas generales.Responsabilidades: • Subir y organizar facturas, recibos, contratos y documentos de los proyectos en JobTread • Ingresar y mantener actualizada la información financiera y de cada proyecto • Ayudar con QuickBooks y el seguimiento de facturas • Mantener organizados y actualizados los archivos digitales de cada trabajo • Apoyar al equipo con tareas administrativas generales • Aprender y adaptarse a los procedimientos de la empresa y a las necesidades de cada proyectoRequisitos: • Dominio de QuickBooks • Dominio de herramientas de inteligencia artificial (IA) y conocimiento de sus capacidades para mejorar la organización, la comunicación y la eficiencia administrativa • Facilidad para utilizar computadoras y programas en línea • Buena organización y atención a los detalles • Disposición para aprender JobTread u otro sistema de gestión de construcción • Ser una persona responsable, flexible y dispuesta a aprender • Capacidad para ajustar sus responsabilidades según las necesidades de los proyectos activos • Se prefiere experiencia administrativa en construcción, pero no es obligatoria