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¿Qué hace y cuáles son las funciones de un asistente administrativo?

¿Qué es un asistente administrativo?

Un asistente administrativo es una persona encargada de llevar a cabo tareas administrativas y puede realizar gran variedad de tareas en una organización. Su trabajo implica procesar y registrar información, organizar archivos, atender llamadas telefónicas, recibir visitantes, coordinar reuniones, gestionar la correspondencia, y proporcionar apoyo en general a la gestión administrativa de la empresa. Los asistentes administrativos son responsables de garantizar que la oficina funcione sin problemas y que las tareas administrativas se realicen de manera eficiente. Deben ser capaces de trabajar bajo presión y cumplir plazos. Además, un asistente administrativo también debe ser capaz de trabajar en equipo, poseer habilidades de organización y gestión del tiempo, así como demostrar habilidades de comunicación efectiva tanto verbal como escrita. 

7 Funciones de un asistente administrativo 

Un auxiliar administrativo desempeña un papel fundamental en el funcionamiento exitoso de una empresa o institución, ya que debe encargarse de facilitar las tareas de gestión, administración y coordinación en diferentes áreas del negocio. A continuación se presenta un listado con algunas de las funciones del asistente administrativo:


- Atención telefónica y correos electrónicos: 

El auxiliar administrativo puede realizar y atender las llamadas telefónicas, gestionar correos electrónicos y gestionar la agenda de citas y reuniones. Esto incluye el contacto con clientes, proveedores, personal interno y otros profesionales vinculados con la empresa o institución.

- Administración: 

El puesto de asistente administrativo requiere llevar adelante tareas relacionadas con el procesamiento de documentos, la gestión de archivos y el control de datos. Esto implica la recopilación, el análisis y la sistematización de información relevante para el buen funcionamiento de la empresa o institución.

- Gestión de agenda: 

Planifican y organizan las citas, reuniones y eventos corporativos, facilitando la coordinación entre los diferentes niveles jerárquicos. Dentro de lus labores también se encargan de hacer seguimiento a los compromisos adquiridos, asegurando que todas las partes involucradas sean informadas y estén disponibles para cumplir con los plazos establecidos. Al encargarse de la agenda sus funciones especificas son:
1. Crear y actualizar calendarios y agendas de reuniones, eventos y citas para los miembros de la empresa.
2. Coordinar cambios y ajustes de horario cuando sea necesario, comunicando a tiempo a todas las partes involucradas.
3. Reservar espacios y recursos necesarios para cada evento, como salas de reuniones, proyectores, equipos de sonido, entre otros.
4. Organizar los documentos, presentaciones y materiales de apoyo necesarios para cada reunión o evento.
5. Confirmar la asistencia de los participantes en citas y reuniones, y enviar recordatorios cuando sea necesario.
6. Coordinar con otros departamentos o áreas de la empresa para asegurar la colaboración y la disponibilidad de recursos requeridos.
7. Tomar notas durante las reuniones, hacer seguimiento a las acciones acordadas y mantener actualizado el registro de decisiones.
8. Facilitar la comunicación y conexión entre los miembros de la empresa en caso de necesidades especiales, como asistencia a eventos externos o viajes de negocios.
9. Monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos y plazos establecidos en la agenda.
10. Evaluar y adaptar el proceso de gestión de agenda de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objetivo de optimizar el tiempo y los recursos utilizados.

- Dirección, planificación y reportes: 

El auxiliar administrativo también brinda apoyo a la dirección de la empresa u organización y planificación de actividades y proyectos. Esto puede incluir la elaboración de informes, la identificación de necesidades de recursos y la coordinación de tareas vinculadas con el cumplimiento de los objetivos de la empresa o institución.

- Alimentar sistemas administrativos:

El manejo de sistemas informáticos y herramientas tecnológicas específicas es una función clave en el desempeño del auxiliar administrativo. Por ende, debe ser capaz de manejar programas de gestión de bases de datos, hojas de cálculo(excel), procesadores de texto y otros programas administrativos necesarios para realizar sus tareas de forma eficiente y efectiva.

- Gestión de documentos y facturas: 

Entre las funciones del auxiliar administrativo también se encuentra el gestionar facturas, pedidos de los clientes y otros documentos contables. Esto implica la elaboración, revisión y supervisión de facturas, así como el seguimiento y control de coste de los pedidos, cobros y pagos. También puede involucrar la coordinación de actividades relacionadas con la Tesorería y la Contabilidad, el manejo de cuentas bancarias y la generación de informes financieros para análisis y toma de decisiones.

- Soporte en la selección y formación del personal: 

Pueden llevar a cabo diferentes actividades relacionadas con los recursos humanos, como el reclutamiento, la selección de candidatos, organización de cursos y talleres de capacitación.

En resumen, el auxiliar administrativo es una figura clave en el entramado corporativo, ya que aporta la gestión y el apoyo en distintos niveles y áreas del negocio, garantizando la efectividad y eficiencia en los procesos administrativos y financieros. 

¿En qué se puede especializar un asistente administrativo?

Un asistente administrativo puede especializarse en diversas áreas del ámbito laboral, según las necesidades y demandas de la empresa o institución para la cual trabaje. Algunas de estas especializaciones incluyen: atención al cliente, donde el asistente enfoca sus habilidades en brindar un correcto servicio y seguimiento a los requerimientos de los usuarios; finanzas, en la que se ocupa de aspectos contables, pagos y cobros, y facturación; gestión de recursos humanos, llevando a cabo tareas de selección, contratación y administración del personal; y manejo de la ofimática, gestionando el uso de programas y herramientas informáticas relacionadas con la administración. Asimismo, es posible que un asistente administrativo se especialice en adquirir habilidades de comunicación y relaciones públicas para generar una buena imagen interna y externa de la empresa. También existe la posibilidad de que el asistente se especialice en un sector específico, como puede ser la industria de la salud, la educación, servicios públicos o corporaciones multinacionales, donde sus conocimientos y habilidades se adaptan a la especialidad de dicho sector. La especialización de un asistente administrativo puede variar de acuerdo a las necesidades y características del entorno laboral en el que se desempeñe. 

¿Qué habilidades debe tener un auxiliar administrativo?

¿Qué capacidades comunicativas son imprescindibles en un asistente administrativo?

En un asistente administrativo, las capacidades comunicativas son fundamentales para el éxito en su trabajo. En primer lugar, debe poseer habilidades verbales claras y concisas para comunicarse con los clientes y proveedores de manera efectiva. Además, es importante tener buenas habilidades de escucha para comprender las necesidades y requerimientos de los demás y poder satisfacerlas. Asimismo, un asistente administrativo debe tener las habilidades de escritura para redactar correos electrónicos y correspondencia, mantener y actualizar registros y preparar informes con precisión y coherencia. Un buen asistente administrativo también debe ser capaz de trabajar bien en equipo y saber cómo resolver conflictos de manera adecuada. La capacidad de adaptación y flexibilidad también son habilidades importantes para enfrentar situaciones imprevistas y cambiantes en el entorno del negocio. 

¿Qué conocimientos informáticos debe manejar un asistente administrativo para el correcto desempeño en su empleo? 

Un asistente administrativo debe poseer diversas competencias informáticas y dominio del funcionamiento de los sistemas administrativos para poder desempeñarse eficientemente en su función laboral. En primer lugar, es primordial que tenga un buen manejo de programas de tratamiento de textos, como Microsoft Word, así como de las aplicaciones de hojas de cálculo, como Microsoft Excel. Estas herramientas son fundamentales para la generación de documentos, informes y la gestión de datos, tareas típicas en el ámbito administrativo. Asimismo, el conocimiento del uso de programas de presentaciones, como Microsoft PowerPoint, también es esencial para preparar exposiciones y presentaciones de proyectos o informes. 


Además, el asistente administrativo debe ser competente en el manejo de herramientas de correo electrónico como Microsoft Outlook o Google Workspace (Gmail), ya que la comunicación electrónica es una parte fundamental de la coordinación y el trabajo en equipo en cualquier organización. También es importante que tenga conocimientos básicos en el uso de sistemas de gestión de bases de datos y software de administración, como CRMs y ERPs, que facilitarán el seguimiento y control de la información en la empresa.

 
Finalmente, es recomendable que maneje plataformas de comunicación y colaboración en línea, como Microsoft Teams o Zoom, que faciliten el trabajo en equipo en proyectos y tareas específicas. En resumen, el asistente administrativo debe estar capacitado para utilizar una amplia gama de herramientas informáticas que le permitan optimizar su desempeño laboral y garantizar la eficiencia en la gestión y coordinación de actividades en su ámbito de trabajo. 

¿Qué habilidades debe tener un auxiliar administrativo para coordinar las tareas de un equipo?

Un asistente administrativo que busca coordinar eficazmente las tareas de un equipo debe poseer una serie de habilidades clave para garantizar el éxito y la fluidez en el funcionamiento de todas las operaciones diarias. En primer lugar, es esencial tener habilidades de organización y planificación, ya que el asistente administrativo está a menudo a cargo de coordinar agendas, asignar responsabilidades y establecer plazos para garantizar que los objetivos del equipo se cumplan de manera oportuna. Además, las habilidades de comunicación también son cruciales, tanto escritas como verbales, para transmitir instrucciones claras, mantener informados a los miembros del equipo y resolver conflictos de manera efectiva, si es necesario. 
La capacidad para trabajar en equipo y fomentar la colaboración, ayudando a los miembros del equipo a trabajar juntos y apoyarse mutuamente, también es un componente clave para el asistente administrativo. Además, las habilidades de resolución de problemas son igualmente importantes, ya que el asistente debe ser capaz de identificar y abordar problemas, y buscar soluciones de manera creativa y eficiente. Finalmente, la habilidad para manejar el estrés y ser flexible ante situaciones cambiantes es fundamental para asegurar que el equipo pueda adaptarse y responder a cualquier situación. En resumen, un asistente administrativo debe ser un líder competente y dinámico, capaz de equilibrar y coordinar las diversas responsabilidades y demandas del equipo para garantizar un flujo de trabajo exitoso y eficiente. 

¿Qué formación y actualización debe tener un asistente administrativo para desempeñar todas las funciones con eficacia?

Este puesto laboral desempeña un rol fundamental en el correcto funcionamiento y organización de una empresa, por lo que es indispensable contar con una formación y actualización adecuadas para cumplir con todas las funciones requeridas de manera eficiente. En primer lugar, es esencial que el asistente cuente con estudios secundarios y una sólida base de conocimientos en áreas como administración, contabilidad, gestión financiera y manejo de software de ofimática, como Microsoft Office o Google Workspace. Además, es recomendable que el asistente haya cursado estudios técnicos o superiores en administración, asistencia ejecutiva o carreras afines.
Mantener una actualización constante de sus habilidades es fundamental para enfrentarse a los desafíos y cambios en el entorno empresarial hoy en día. El asistente administrativo debe participar activamente en talleres y cursos de especialización, que le permitan desarrollar habilidades en gestión del tiempo, manejo de conflictos, organización de eventos, comunicación efectiva, entre otras. Asimismo, es crucial estar al tanto de las tendencias y herramientas tecnológicas en el ámbito administrativo, como sistemas de gestión documental, plataformas de videoconferencia o aplicaciones para la planificación de tareas. De esta manera, el asistente administrativo estará capacitado para desempeñar todas sus funciones de manera eficaz y adaptarse a las demandas del mercado laboral. 

Conclusión sobre el puesto de asistente administrativo

Un asistente administrativo es una cargo muy versatil con multiples tareas a realizar en diversas areas de la empresa y es una pieza fundamental en la administración y dirección de empresas.

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Escrito por Juan Calle

Líder de Marketing en CazVid. Apasionado del marketing digital y las apps. CazVid es una app gratuita que permite conseguir empleo y empleados fácil y rápido, a traves de video currículums y ofertas de empleo en video.