Cómo Hacer una Descripción de Puesto: Guía Práctica
Una descripción de puesto bien redactada es la base de un proceso de contratación efectivo. Define lo que esperas de quien ocupa el rol, sirve de referencia para evaluar el desempeño y comunica a los candidatos si son la persona adecuada para la posición. Esta guía te muestra cómo construirla paso a paso.
¿Qué es una descripción de puesto y para qué sirve?
Una descripción de puesto es el documento que define qué hace alguien en un rol, qué se espera de esa persona y qué necesita saber o saber hacer para desempeñarlo bien. Va más allá de una lista de tareas: es la definición del rol dentro de la organización.
Una descripción de puesto bien construida sirve para:
- Atraer a los candidatos correctos en el proceso de selección, al comunicar con claridad qué buscas y qué ofreces
- Evaluar candidatos de forma consistente, al tener criterios claros contra los cuales comparar a los postulantes
- Fijar expectativas claras desde el inicio de la relación laboral, reduciendo malentendidos sobre responsabilidades
- Apoyar la evaluación de desempeño, al tener por escrito qué debe lograr quien ocupa el puesto
- Planificar la estructura organizacional, al entender cómo cada rol se relaciona con los demás
Elementos de una descripción de puesto
Una descripción de puesto completa incluye los siguientes componentes:
1. Nombre del puesto y área
El nombre del puesto debe ser claro y reconocible, tanto internamente como en el mercado laboral. Evita títulos inflados o poco descriptivos. El área o departamento al que pertenece el rol ayuda a ubicar la posición dentro de la estructura de la empresa.
2. Objetivo o propósito del rol
Una o dos oraciones que describan para qué existe este puesto y cuál es su aporte principal a la organización. Ejemplo: "Asegurar la atención eficiente de los clientes en el punto de venta y garantizar la exactitud de las transacciones de cobro." Esta definición orienta todo lo demás.
3. Funciones y responsabilidades principales
La lista de lo que la persona hace en el puesto, ordenada por importancia y frecuencia. Apunta a entre 6 y 10 funciones concretas, en verbo activo. Evita listas genéricas o demasiado largas que no reflejan lo que el trabajo real implica.
Ejemplos de formulación clara:
- "Gestionar la cartera de clientes asignada y hacer seguimiento mensual"
- "Cuadrar la caja al inicio y al cierre del turno y reportar diferencias"
- "Coordinar con el equipo de operaciones la entrega de pedidos en tiempo"
4. Requisitos de formación y experiencia
Define los niveles de formación y la experiencia realmente necesarios para desempeñar el rol, no los ideales. Pregúntate: ¿Qué formación mínima necesita quien ocupe este puesto para desempeñarlo bien desde el principio? ¿Cuántos años de experiencia relevante son realmente necesarios?
Evitar el error de pedir formación o experiencia que en la práctica no verificas o que solo se instala porque "siempre se ha pedido así".
5. Competencias y habilidades necesarias
Las competencias técnicas (lo que la persona debe saber hacer) y las competencias blandas o conductuales (cómo debe trabajar). Sé específico: "manejo de Excel a nivel intermedio" es más útil que "manejo de herramientas ofimáticas".
6. Condiciones del puesto
Horario, modalidad (presencial, remota, híbrida), si implica viajes o trabajo de fin de semana, el tipo de contrato y la remuneración o rango salarial si corresponde publicarlo. La claridad en este punto atrae candidatos con expectativas alineadas y reduce la pérdida de tiempo en el proceso.
7. A quién reporta (y quién le reporta, si aplica)
Define la estructura de reporte del rol: quién es el supervisor directo y, si el puesto tiene personas a cargo, cuántas y en qué roles. Esto también ayuda al candidato a entender el nivel y el alcance de la posición.
Cómo redactar una descripción de puesto paso a paso
Paso 1: Habla con quien conoce el trabajo de cerca
Antes de escribir, conversa con quien actualmente ocupa el puesto (si existe) y con el supervisor directo. Pregunta qué hace realmente esa persona en una semana típica, cuáles son las situaciones más exigentes del rol y qué características tienen los candidatos que han funcionado bien en el pasado.
Paso 2: Define el objetivo del rol antes de listar tareas
¿Para qué existe esta posición? ¿Qué no pasaría en la organización si este rol no existiera? La respuesta a esta pregunta es el objetivo del puesto y lo que debe encabezar la descripción.
Paso 3: Lista las funciones en orden de relevancia
Ordena las responsabilidades de mayor a menor importancia para el éxito en el rol. Las primeras tres o cuatro funciones deberían ser las que ocupan más tiempo o las que tienen mayor impacto. Usa verbos activos: gestionar, coordinar, atender, analizar, supervisar, reportar.
Paso 4: Define los requisitos reales, no los ideales
¿Qué formación necesita mínimo? ¿Cuántos años de experiencia son realmente necesarios? ¿Hay habilidades técnicas sin las cuales el candidato no puede desempeñarse? Sé honesto. Pedir un máster para un rol operativo o cinco años de experiencia para una posición de entrada reduce el número de candidatos sin mejorar la calidad de las contrataciones.
Paso 5: Revisa el lenguaje y la claridad
Una descripción de puesto debe poder entenderla cualquier persona sin conocimiento técnico previo del área. Si hay jerga interna, tradúcela. Si hay siglas, explícalas. El lenguaje claro y directo atrae mejor talento que el lenguaje corporativo o ambiguo.
Errores comunes al redactarla
- Listas demasiado largas: Una descripción con veinte funciones comunica que el puesto está mal definido o que quien lo creó no piensa que tiene límites. Limita las responsabilidades principales a un máximo de 10
- Requisitos que no vas a verificar: Si pides cinco años de experiencia pero contratas a alguien con dos porque "los otros requisitos son muy buenos", el requisito no cumple su función. Define solo lo que realmente es excluyente
- Lenguaje genérico que podría aplicar a cualquier puesto: "Trabajar en equipo", "ser proactivo" y "tener habilidades de comunicación" aparecen en casi todas las descripciones. Si quieres que sean útiles, concretalas en el contexto del rol
- No actualizar la descripción cuando cambia el rol: Una descripción desactualizada crea confusión y puede llevar a contratar a alguien para un puesto que ya no existe tal como se describe
Descripción de puesto vs. oferta de empleo
La descripción de puesto es el documento interno que define el rol en su totalidad. La oferta de empleo es la versión orientada al candidato, redactada para publicarse y atraer postulantes.
La oferta de empleo toma los elementos más relevantes de la descripción de puesto y los presenta en un formato atractivo y claro, adaptado a quien está buscando trabajo. La descripción de puesto es la base sobre la que se redacta cada oferta de empleo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una descripción de puesto?
Una descripción de puesto es un documento que define las responsabilidades, funciones, requisitos y condiciones de una posición dentro de la organización. Sirve como base para el proceso de selección, la evaluación del desempeño, la definición de metas y la gestión del talento. Una buena descripción de puesto es clara, específica y refleja el trabajo real que la persona va a realizar, no una lista genérica de tareas.
¿Cuáles son los elementos de una descripción de puesto?
Los elementos esenciales de una descripción de puesto son: nombre del puesto y área o departamento al que pertenece, objetivo o propósito del rol, funciones y responsabilidades principales (concretas y ordenadas por relevancia), requisitos de formación y experiencia, competencias o habilidades necesarias, condiciones del puesto (horario, modalidad, remuneración si aplica) y a quién reporta el rol. Algunos formatos también incluyen indicadores de desempeño o métricas de éxito.
¿Cómo hacer una descripción de puesto efectiva?
Para hacer una descripción de puesto efectiva: define con claridad el objetivo del rol, lista las funciones concretas y ordenadas por importancia (no más de 8-10), especifica los requisitos reales que el candidato debe tener (no los ideales que nunca vas a encontrar), describe las condiciones del puesto con honestidad, y usa un lenguaje simple y directo. Evita el lenguaje genérico, las listas interminables de tareas y los requisitos que no vas a verificar.
¿Cuál es la diferencia entre descripción de puesto y oferta de empleo?
La descripción de puesto es un documento interno que define el rol dentro de la organización, con todos sus detalles y criterios. La oferta de empleo es la versión orientada al candidato, redactada para publicarse y atraer postulantes, que toma los elementos más relevantes de la descripción de puesto y los presenta en un formato atractivo y claro. La descripción de puesto es la base sobre la que se redacta la oferta de empleo.
¿Con qué frecuencia se debe actualizar una descripción de puesto?
Una descripción de puesto debe revisarse y actualizarse cuando hay cambios significativos en las responsabilidades del rol, cuando el área o la organización cambia su estructura, antes de cada proceso de selección para ese puesto, y al menos una vez al año como parte de la revisión general de perfiles. Una descripción desactualizada genera confusión sobre expectativas y dificulta tanto la selección como la evaluación del desempeño.
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