Plantilla de requisición de personal: formato 2026 para solicitar una contratación

Cuando un área de tu empresa necesita contratar a alguien, ese pedido no debería llegar a Recursos Humanos como un mensaje suelto o una conversación de pasillo. Necesita un documento claro que diga qué puesto se busca, por qué, con qué perfil, con qué presupuesto y para cuándo. Ese documento es la requisición de personal.

Una requisición bien hecha es lo que separa un proceso de contratación ordenado de uno improvisado. Define el alcance de la búsqueda, deja registro de quién autorizó el gasto y le da a tu equipo de selección todo lo que necesita para empezar sin idas y vueltas.

En esta guía encontrarás qué es una requisición de personal, quién la llena y quién la aprueba, y una plantilla completa lista para copiar, pegar y adaptar a tu empresa.

Publica tu empleo gratis y empieza a recibir candidatos en cuanto tu requisición esté aprobada.

Qué es una requisición de personal y para qué sirve

La requisición de personal es el documento interno con el que un área solicita formalmente que se cubra una vacante. Es el primer paso del proceso de selección: antes de publicar el puesto, antes de revisar candidatos y antes de entrevistar, alguien tiene que pedir esa contratación y alguien tiene que autorizarla.

Para tu empresa, este documento cumple varias funciones a la vez:

Formaliza el pedido. Convierte una necesidad del área en una solicitud concreta, con datos verificables, en lugar de un pedido verbal que se interpreta de cualquier manera.
Justifica la contratación. Obliga a explicar por qué se necesita la persona: si es un puesto nuevo, un reemplazo o un aumento de carga de trabajo. Esto evita contrataciones impulsivas.
Controla el presupuesto. Al incluir un rango salarial y los costos asociados, permite que finanzas valide que el gasto está contemplado antes de comprometerlo.
Define el alcance de la búsqueda. Le entrega a Recursos Humanos el perfil, las condiciones y la urgencia, de modo que la búsqueda arranque enfocada desde el primer día.
Deja trazabilidad. Registra quién pidió la contratación y quién la aprobó, lo cual es valioso en auditorías internas y en el control de la planilla.

Sin una requisición, el proceso suele empezar con información incompleta: Recursos Humanos publica una vacante con un perfil difuso, recibe candidatos que no encajan y pierde tiempo. La requisición resuelve eso en su origen.

Si todavía no tienes claro el perfil del cargo, conviene apoyarte en una buena plantilla de descripción de puesto antes de llenar la requisición.

Quién la llena y quién la aprueba

Una requisición de personal pasa por dos manos distintas: quien la origina y quien la autoriza. Confundir estos roles es uno de los errores más comunes y genera cuellos de botella.

Quién la llena

La llena el líder o jefe del área que necesita a la persona. Es la persona indicada porque conoce las funciones reales del puesto, el perfil que hace falta, la carga de trabajo del equipo y la justificación de la vacante. Recursos Humanos puede acompañar y asesorar, pero no debería inventar el contenido por su cuenta: si lo hace, el perfil termina desalineado con lo que el área realmente necesita.

Quién la aprueba

La aprobación depende de la estructura y los montos de cada empresa, pero suele involucrar a tres figuras:

El jefe inmediato superior del solicitante, que valida que la necesidad es real y prioritaria dentro del área.
Finanzas o presupuesto, que confirma que el costo de la contratación está contemplado o que existen fondos para asumirlo.
La dirección o gerencia general, especialmente cuando se trata de puestos nuevos, cargos de mando o presupuestos altos.

Recursos Humanos cumple un rol de validación de forma: revisa que el documento esté completo y bien definido antes de abrir la búsqueda. En empresas pequeñas, varias de estas aprobaciones pueden recaer en una misma persona; en empresas grandes, la cadena es más larga. Lo importante es que cada empresa defina su propia cadena de aprobación y la deje escrita en el formato, para que nadie tenga dudas sobre quién firma.

Plantilla rellenable de requisición de personal

Copia el siguiente bloque, pégalo en tu documento interno y reemplaza cada espacio entre corchetes con la información de tu vacante. Está pensado para servir tanto en papel como en una hoja de cálculo o un formulario digital.

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        REQUISICIÓN DE PERSONAL
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DATOS GENERALES
- Empresa / razón social: [Nombre de la empresa]
- Fecha de la solicitud: [DD/MM/AAAA]
- Solicitante (nombre y cargo): [Nombre del líder de área]
- Código o número de requisición: [Folio interno, si aplica]

1. ÁREA SOLICITANTE
- Área o departamento: [Ej. Ventas, Operaciones, TI]
- Sede o ubicación: [Ciudad / oficina / remoto]
- Centro de costo: [Código interno, si aplica]

2. PUESTO REQUERIDO
- Nombre del puesto: [Ej. Ejecutivo de ventas]
- Reporta a: [Cargo del jefe directo]
- Número de posiciones: [1 / 2 / ...]
- Tipo de contratación: [Tiempo completo / parcial / temporal]
- Modalidad: [Presencial / remoto / híbrido]
- Jornada / horario: [Ej. lunes a viernes, turno diurno]

3. MOTIVO DE LA VACANTE
- [ ] Puesto nuevo
- [ ] Reemplazo de: [Nombre de la persona que sale]
- [ ] Aumento de carga de trabajo
- [ ] Proyecto temporal
- Justificación breve: [Por qué se necesita esta contratación]

4. PERFIL REQUERIDO
- Formación académica: [Nivel y área de estudio]
- Experiencia mínima: [Años y tipo de experiencia]
- Competencias técnicas: [Habilidades, herramientas, idiomas]
- Competencias blandas: [Ej. trabajo en equipo, comunicación]
- Requisitos deseables (no excluyentes): [Plus que sumaría]

5. PRESUPUESTO
- Rango salarial ofrecido: [Mínimo - máximo, según tu política]
- Periodicidad: [Mensual / quincenal / por hora]
- Beneficios adicionales: [Bonos, comisiones, otros]
- Costo aprobado por presupuesto: [Sí / No / Pendiente]

6. FECHA REQUERIDA
- Fecha ideal de incorporación: [DD/MM/AAAA]
- Nivel de urgencia: [Alta / media / baja]
- Fecha límite para cubrir: [DD/MM/AAAA]

7. APROBACIONES
- Solicitante:        Nombre: [____]  Firma/validación: [____]  Fecha: [____]
- Jefe superior:      Nombre: [____]  Firma/validación: [____]  Fecha: [____]
- Finanzas/presupuesto: Nombre: [____]  Firma/validación: [____]  Fecha: [____]
- Dirección/gerencia: Nombre: [____]  Firma/validación: [____]  Fecha: [____]

USO INTERNO DE RECURSOS HUMANOS
- Recibida por: [____]   Fecha de recepción: [DD/MM/AAAA]
- Proceso iniciado: [Sí / No]   Fecha de publicación: [DD/MM/AAAA]
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Adapta los campos a tu realidad: una empresa pequeña puede prescindir del centro de costo, mientras que una grande quizá necesite agregar un código de proyecto o una clasificación de la planilla. Lo esencial es que ningún proceso de selección arranque sin un documento equivalente a este, completo y aprobado.

Cómo agiliza la contratación

Puede parecer que pedir una requisición formal hace el proceso más lento. En la práctica ocurre lo contrario: una requisición completa acelera la contratación porque elimina las idas y vueltas que se producen cuando el pedido llega incompleto.

Arranca la búsqueda con el perfil definido. Recursos Humanos no tiene que adivinar ni volver a preguntar: el área ya entregó formación, experiencia y competencias. La publicación de la vacante sale más rápido y mejor enfocada.
Evita el rebote por presupuesto. Como el rango salarial ya pasó por finanzas, no se cae el proceso a mitad de camino por un costo que nadie había validado.
Reduce las entrevistas inútiles. Con un perfil claro desde el inicio, llegan menos candidatos fuera de foco y el equipo dedica su tiempo a los que realmente encajan.
Da prioridad con criterio. La fecha requerida y el nivel de urgencia permiten ordenar varias vacantes abiertas y atender primero las más críticas, en lugar de avanzar por orden de llegada.
Acorta las aprobaciones. Tener la cadena de firmas en el mismo documento evita esperar correos sueltos: todos saben qué deben validar y en qué orden.

Una vez aprobada la requisición, el siguiente paso natural es transformarla en una oferta atractiva. Para eso te puede servir nuestro ejemplo de oferta de trabajo, que toma el perfil de la requisición y lo convierte en un anuncio que atrae candidatos.

Errores comunes al llenar una requisición de personal

Evita estos tropiezos que hacen que una requisición frene el proceso en lugar de impulsarlo:

Perfil vago o imposible. Pedir cinco años de experiencia, tres idiomas y un sueldo de cargo junior es la receta para no encontrar a nadie. Define un perfil realista y separa lo excluyente de lo deseable.
No justificar el motivo de la vacante. Si no se explica por qué se necesita la persona, la aprobación se demora y el control presupuestal queda débil. El motivo es lo primero que revisa quien autoriza.
Omitir el presupuesto. Una requisición sin rango salarial obliga a finanzas a devolverla. Incluye siempre la banda y déjala validada antes de iniciar la búsqueda.
No definir la fecha requerida. Sin fecha ni urgencia, la vacante compite a ciegas con todas las demás. Indica cuándo necesitas a la persona para que se pueda priorizar.
Saltarse la cadena de aprobación. Iniciar la búsqueda con una requisición a medio firmar genera contrataciones que después nadie reconoce haber autorizado. No abras el proceso hasta tener todas las validaciones.
Confundir requisición con descripción de puesto. La requisición es la solicitud puntual; la descripción define el cargo en general. Apóyate en la descripción, pero no la copies tal cual sin el motivo, el presupuesto y la fecha de esta vacante específica.

Recuerda que la requisición es un documento de gestión interna. Para los aspectos contractuales, de jornada o de tipo de contrato, guíate por la normativa laboral vigente de tu país y asesórate con un abogado o contador antes de formalizar la contratación.

Una vez que la persona ingrese, cierra el ciclo midiendo su rendimiento con un buen formato de evaluación de desempeño.

CazVid: del documento aprobado a los candidatos en video

Tener la requisición lista es solo la mitad del trabajo: después hay que conseguir a la persona. En CazVid, los candidatos se presentan en video, lo que te permite evaluar comunicación, actitud y presentación antes de la primera entrevista. Eso reduce el filtrado inicial y hace que lleguen a entrevista solo los perfiles que realmente encajan con la requisición que aprobaste.

Publicar tu vacante es gratis y rápido: tomas el puesto, el perfil y las condiciones que ya definiste en tu requisición y los conviertes en un anuncio que empieza a recibir postulaciones de inmediato.

Publica tu empleo gratis y convierte tu requisición aprobada en candidatos reales.

Cierre

La requisición de personal es un documento pequeño con un impacto grande: ordena el pedido, justifica el gasto, define el perfil y deja claro quién aprobó la contratación. Cuando tu empresa la usa de forma sistemática, cada proceso de selección arranca enfocado, con presupuesto validado y con una fecha de cierre realista.

Copia la plantilla de esta guía, adáptala a tu estructura y conviértela en un paso obligatorio antes de abrir cualquier búsqueda. El tiempo que inviertes en llenarla bien lo recuperas con creces en un proceso de contratación más rápido, más claro y con mejores resultados.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una requisición de personal?

Es el documento interno con el que un área solicita formalmente la contratación de una persona. Funciona como el punto de partida del proceso de selección: detalla el puesto, el motivo de la vacante, el perfil requerido, el presupuesto y la fecha en que se necesita cubrir. Una vez aprobado por las personas autorizadas, Recursos Humanos puede abrir la búsqueda. Sin requisición aprobada, no debería iniciarse ningún proceso de contratación.

¿Quién llena la requisición de personal y quién la aprueba?

La llena el líder o jefe del área que necesita la persona, porque es quien conoce las funciones, el perfil y la justificación del puesto. La aprueban, según el monto y la estructura de cada empresa, el jefe inmediato superior, el área de finanzas o presupuesto y la dirección. Recursos Humanos suele validar que el formato esté completo antes de iniciar la búsqueda. Cada empresa define su propia cadena de aprobación.

¿Qué datos debe incluir una requisición de personal?

Como mínimo: área solicitante, nombre del puesto, motivo de la vacante (nuevo cargo, reemplazo o aumento de carga), perfil requerido (formación, experiencia y competencias), tipo de contratación y modalidad, rango de presupuesto o banda salarial, fecha en que se requiere cubrir y los espacios de aprobación con firma o validación. Mientras más completa esté, más rápido podrá avanzar el proceso de selección.

¿En qué se diferencia una requisición de personal de una descripción de puesto?

La requisición es la solicitud para abrir una vacante puntual: incluye el motivo, la urgencia, el presupuesto y las aprobaciones de ese caso específico. La descripción de puesto es un documento más estable que define funciones, responsabilidades y requisitos del cargo en general, independientemente de cuándo se contrate. La requisición suele apoyarse en la descripción de puesto para definir el perfil que se busca.

¿La requisición de personal tiene validez legal?

Es un documento interno de gestión, no un documento exigido por ley, por lo que su validez es administrativa dentro de la empresa. Sirve como respaldo de la decisión de contratar y de quién la autorizó, lo que ayuda en auditorías y control presupuestal. Para los aspectos contractuales y de cumplimiento, guíate por la normativa laboral vigente de tu país y asesórate con un abogado o contador.